التقارير النظامية

• بيان بمدى الالتزام بالمهام المخططة خلال فترة محددة (تبعاً للموظف)
• بيان بتكلفة المشاريع خلال فترة محددة تبعاً لساعات التنفيذ الفعلية
• بيان بانحراف التكلفة الفعلية عن التكلفة المخططة
• بيان بإجمالي الفواتير الصادرة (لمشروع محدد، لعدة مشاريع خلال فترة)
• بيان بالمهام المطلوبة خلال فترة محددة (تبعاً للموظف)
• بيان بالمهام المنفذة خلال فترة محددة (تبعاً للموظف ونوع المهمة من حيث كونها مقبولة أو مرفوضة)
• المصروفات الصادرة خلال فترة محددة (تبعاً لبند المصروف، العميل، الموظف، المشروع)
• المصروفات المطلوبة خلال فترة محددة بناءً على طلبات المصاريف الصادرة

من خلال نظام إدارة المشاريع والتقارير التي يدعمها نظام إكسيد، يمكن تحليل كافة جوانب النشاط الخدمي الذي تقوم به المنشأة للوقوف على نقاط القوة والضعف، فعلى سبيل المثال سيعطي النظام مؤشرات عن مدى التزام الموظفين بتنفيذ المهام الموكلة اليهم، ومن ثم توزيع المهام بحسب كفاءة كل موظف بكل مشروع ، ومدى احتياج المنشأة لموارد أخرى لتقليل الفترة الزمنية اللازمة لإنجاز المشاريع المطلوبة، كما يدعم النظام صاحب القرار في الاطلاع لحظياً على نسبة المهام المنفذة وتوقع الفترة الزمنية اللازمة لإنجازها.

يساعدك نظام إدارة المشاريع على توفير الوقت والجهد بأقصى قدر ممكن، فبعض المشاريع تتشابه إلى حد كبير، فيوفر النظام على المستخدم عناء إعادة التخطيط للمشروع وتعريف المراحل الخاصة به، وإنما يمكن استنساخ مشاريع كاملة مكتملة التخطيط الخاص بالمراحل والمهام ليتم العمل عليها مباشرة، كما يمكن استنساخ مراحل محددة بالمشروع مع تخيير المستخدم بتضمين المهام. يوفر أيضاً النظام للمستخدم آلية لتسجيل مصروفات بأي من المهام الموكلة إليه حيث يسمح بتعريف أي عدد من بنود المصروفات ليقوم المستخدم بإصدار طلب مصروف لتتم الموافقة عليه أو إصدار سند مصروف مباشرة. تتم جميع إجراءات المصروفات من داخل نظام إدارة المشاريع توفيراً على المستخدم.

يدعم النظام أيضاً طرق سريعة لإصدار فواتير للعميل بحيث يتم تجميع الفواتير الخاصة بعميل محدد أو عدة عملاء، كما يدعم النظام أيضاً نظام الفواتير الدورية التي تتكرر باستمرار كل فترة مع العميل بناءاً على خدمة دورية تقوم بها الشركة.

يتكامل نظام إدارة المشاريع مع نظام الموارد البشرية الذي يدعمه إكسيد تكاملاً تاماً، حيث يتم التعامل مع الموظفين الذين تم إدخالهم بنظام الموارد البشرية، كما يمكن مقارنة الحضور والانصراف الذين تم إدخالهم بنظام الموارد البشرية بفترات التشغيل الخاصة بالمهام حيث يمكن بسهولة اكتشاف المهام التي تتناقض مع مواعيد الحضور والانصراف الفعلية، كما يمكن ربط المهام المنفذة براتب الموظف، بحيث يتقاضى الموظف الراتب بناءاً على ما تم تنفيذه وفقاً لأي معادلات تضعها المنشأة. من ناحية أخرى يتكامل نظام التقييم الذي يدعمه إكسيد بالموارد البشرية مع نظام إدارة المشاريع بحيث يتم التقييم بناءاً على جودة المهام المنفذة.

صمم نظام إدارة المشاريع بحيث تكون الاعمال المستنفذة للموظفين تحت رقابة محكمة من قبل المديرين، حيث يقوم الموظف بعد الانتهاء من تسجيل الوقت المستنفذ من المهمة بطلب الموافقة من المدير المباشر والذي يقوم بدوره بتقييم عمل الموظف في هذه المهمة بناءاً على حجمها والوقت الذي تم تسجيله فيها ومقارنته بالوقت المخطط لها، ليقوم بعد ذلك المدير إما بقبول الوقت المسجل ومن ثم تحميل التكلفة الخاصة بها على المشروع أو برفض هذا الوقت ليقوم الموظف بتصحيح البيانات.

يمكن ضبط نظام إكسيد بحيث يتم تتبع مهام المشروع من قبل المديرين بأي طريقة، فيمكن مثلاً إظهار إشعار للمدير بواجهة النظام أو إرسال رسالة بالبريد الالكتروني الخاص به أو عن طريق الرسائل القصيرة “SMS”.