حلول الأعمال

تتميز الاصول الموجودة بالمنشئات بطبيعة خاصة حيث أن لها كيان مادي ملموس، ويتم اقتنائها بغرض الاستخدام وليس لغرض البيع، كما أن لها عمر انتاجي يظل لسنوات وينبغي أن تتناقص قيمة الاصل مع مرور هذا العمر بحيث يعكس القيمة الحقيقية للأصل. يدعم نظام إكسيد للأصول الثابتة جميع مراحل الاصل الثابت بداية من شرائه وحتى التخلص منه أو بيعه مروراً بإصدار الاهلاكات الدورية وعمليات الاحلال والتبديل والصيانة.

يسمح النظام بالتعامل مع بعض المصروفات كعُهَد مع الموظفين مع متابعة هذه العُهَد بدورة مستندات شاملة.

ملف شامل لكل أصل

يتم تسجيل المعلومات الخاصة بكل أصل متضمنة المعلومات الاساسية للأصل والرقم المسلسل وموقعه ومعلومات التأمين والعهدة وشروط الضمان وعدد كبير من الحسابات الرئيسية لكل أصل متضمنة حساب الاصل وحسابات الاهلاك والاهلاك التراكمي. يقوم النظام من خلال هذا الملف بعرض معلومات لحظية للأصل متأثرة بمستندات الاصول مثل قيمة اقتنائه وعمره الانتاجي وموقفه الحالي من الاهلاك والتفاصيل المتعلقة بالتعامل مع الاصل كعهدة مع بيان كافة الموظفين المكلفين بذلك بتسلسل تاريخي منذ إقتناء الاصل وحتى التخلص منه، كما يقوم بعرض كم هائل من البيانات الإحصائية عن الاصل كالعمر المتبقي والعمر الافتراضي والقيمة السوقية وتاريخ أخر إهلاك،…الخ. يتيح النظام أيضاً من خلال هذا الملف إرفاق عدد لا نهائي من المستندات المتعلقة بالاصل كشهادة الضمان وعقد الشراء وإرفاق أي عدد من الصور مع الاصل كما يتيح النظام أيضاً إرفاق أي كم من الملاحظات مع كل أصل.

بيئة تنظيمية للاصول

عند بدء التعامل مع النظام يتم تعريف الكيان المؤسسي للمنشأة، حيث يتم تعريف أي عدد من الشركات ثم الأفرع الموجودة بكل شركة والإدارات الموجودة بكل فرع بالإضافة لقطاعات الشركة المختلفة والمجموعات التحليلية. يمكن استخدام هذه المسميات التنظيمية كمراكز تكلفة، وبالتالي يمكن التعامل مع كل أصل بالشركة الواحدة بأربعة مراكز تكلفة مختلفة، وهو الأمر الذي يعطي مرونة فائقة عند التعامل مع حسابات الأصول وأغراض التنظيم. بهذا المبدأ فإن المستخدم ليس مضطراً لتعريف حساب مباني مثلاً لكل فرع، قطاع، إدارة، وإنما يتم تعريف حساب مباني واحد يتم التأثير عليه مع الاخذ في الاعتبار مراكز التكلفة المختلفة. فضلاً عن هذه البيئة التنظيمية للأصول فإن النظام يوفر ملفاً كاملاً لأنواع الأصول المختلفة كالسيارات والمباني والمعدات والاجهزة..الخ، بالإضافة لملف كامل لمواقع الاصول المختلفة. هذه البيئة التنظيمية شديدة الترابط تعطي مرونة فائقة في عمليات نقل الاصول والعهد واستخراج التقارير بالمحددات التنظيمية الموجودة.

تكامل تام مع باقي أجزاء النظام

تتكامل الاصول مع الحسابات فعلى سبيل المثال يسمح النظام بتعريف أكثر من حساب لكل أصل بما في ذلك حساب الاصل وحساب الاهلاك وحساب مجمع الاهلاك مما يسمح بالتعامل مع الأصل كذمة بمستندات الأصول، علاوة على إمكانية إصدار كشف حساب لكل أصل في أي وقت. كمثال أخر يتكامل نظام الأصول الثابتة مع نظام الموارد البشرية حيث يمكن تعريف الأصل كعهدة مع أي من موظفي المنشأة.

محاكاة حقيقية للواقع العملي

يدعم النظام الاجراءات التي تتم على الاصول الثابتة من خلال دورة مستندية شاملة للتعامل مع الأصول، فيوفر النظام الآليات التالية:

شراء الأصل

يدعم النظام مستندات شراء خاصة بالأصول الثابتة وهي طلب شراء، أمر شراء، فاتورة شراء. من خلال فاتورة المشتريات يمكن شراء أصل أو مجموعة أصول مع مراعاة جميع المبادئ المتعارف عليها بعملية الشراء كإسم المورد ومندوب المشتريات والعملة وقيمة الاصل والخصومات ومعلومات الشحن والدفع. الخ، بالإضافة للمعلومات الخاصة بنظام الأصول مثل العمر الافتراضي وقيمة الاصل كخردة وموقع الاصل.

تسجيل الأصول الموجودة

عند الانتقال من الطرق اليدوية أو من أحد الانظمة الاخرى لنظام إكسيد، يمكن للمنشأة تسجيل الاصول الموجودة فعلياً من خلال سند افتتاح أصل مع تسجيل جميع البيانات الخاصة بكل أصل مثل تاريخ بداية الاهلاك، والعمر الافتراضي، وقيمة الاصل كخردة، وقيمة الاهلاك التراكمية. الخ، ليقوم النظام لاحقاً بمتابعة إهلاك هذه الاصول حتى التخلص منها.

نقل الاصول بين أفرع المنشأة المختلفة

يسمح النظام بنقل أي من أصول المنشأة من موقع لآخر، وذلك على مستوى شركات، فروع، قطاعات، إدارات المنشأة، ليقوم النظام بإغلاق مصاريف الأصل بالموقع الأول وترحيل قيمة الأصل المتبقية، ومن ثم اصدار الاهلاكات والتأثير على الحسابات الخاصة بالموقع الآخر. البيئة التنظيمية التي يوفرها نظام إكسيد تخدم عملية نقل الأصول بفاعلية فائقة، حيث يمكن الاحتفاظ بنفس الحسابات الخاصة بالأصل مع تغيير مراكز التكلفة (الشركة – الفرع – الادارة – القطاع -المجموعة التحليلية).

إعادة تقييم الاصول

يدعم النظام اضافة واستبعاد أي من مكونات الأصل، ومن ثم زيادة أو تقليل قيمة الأصل من خلال سندات خاصة بذلك، ومن ثم التأثير على العمر الافتراضي للأصل وقيمة الأصل كخردة بصورة آلية.

آلية فعالة لإهلاك الأصل والتخلص منه

يدعم النظام إهلاك الأصل بصورة دورية، حيث يمكن تجميع مجموعة من الاصول ليقوم النظام بتنفيذ إهلاكها دفعة واحدة، كما يمكن التخلص من أي من أصول المنشأة ومن ثم التأثير بقيمة الأصل على حساب الارباح والخسائر بالفرق بين قيمة التخلص وقيمة الأصل بعد إهلاكه.

نظام صيانة الأصول

يدعم النظام أسلوب فعال ومرن لمتابعة الصيانة الدورية للأصول وذلك من خلال الآليات التالية:

أنواع متعددة للصيانة

يدعم النظام من خلال ملف نوع الصيانة تعريف عدد لا نهائي من أنواع الصيانة المختلفة والتي تختلف باختلاف طبيعة الأصل وعمره الدفتري، فيمكن على سبيل المثال تعريف نوع صيانة بالاسم (صيانة الالف كيلو) للسيارات التي تخطت الالف كيلو، ونوع أخر (نصف عمرة)، (عمرة كاملة)، كما يمكن تعريف صيانة المعدات بالأنواع (صيانة 100 طن، صيانة 200 طن،..وهكذا).

خطة مجدولة لصيانة أصول المنشأة

يسمح النظام بوضع خطة بشكل مجدول يتم فيها تسجيل التواريخ والأوقات المخططة لصيانة أي من الأصول الموجودة، كما يسمح النظام بإظهار إشعارات (Notifications) للمستخدمين بقرب تاريخ صيانة أي من الأصول بحسب الجدول المخطط، وذلك لوضع الماكينات في وضع الاستعداد للصيانة.

مراقبة جودة للصيانات المنفذة

يسمح النظام بوضع قوائم تحقق من جودة الصيانة المنفذة (Check Lists) وذلك لمراجعة عملية الصيانة، حيث يقوم مراقب الجودة بالإجابة على نماذج أسئلة تحددها المنشأة للتأكد من إتمامها بنجاح.

نظام العُهَد

بعض مصروفات العمل والتي قد لا ترقى لاعتبارها أصول بالمنشأة، يسمح النظام بالتعامل معها كعهد مع الموظفين المختلفين كأجهزة الكمبيوتر، والهواتف الجوالة واليونيفورم الخاص بالعامل،..الخ. يدعم النظام عُهَد الموظفين المختلفة بمحاكاة فعلية للواقع.

ملفات شاملة للعهد

يسمح النظام بتعريف عدد لا نهائي من أنواع العهد المختلفة كأجهزة وملابس وأدوات مكتبية، الخ. من خلال ملف العُهَد الرئيسي يمكن تسجيل جميع البيانات المتعلقة بكل عهدة مثل الموظف المسؤول عن العهدة وقيمة العهدة والرقم المسلسل وبيانات الضمان، الخ. يمكن أيضاً توزيع مسؤولية العهدة على عدة موظفين بنسب مختلفة وتواريخ استلام متعددة.

دورة مستندية لتغطية كافة جوانب العهدة

يدعم النظام كافة المستندات التي تدعم نظام العهد مثل شراء العهدة وتسليمها لموظف أو لعدة موظفين والتخلص منها، ونقل العهدة من أحد الموظفين لأخر، والتخلص منها نهائياً مع تسجيل قيمة التخلص.

التقارير النظامية

بيانات الاصول

اجمالي اهلاك الاصول فترة

ميزان مراجعة الأصول الثابتة المجمع

تفاصيل إهلاك الأصول فترة

بيان بسندات الاهلاك خلال فترة

بيان العهد العام

بيان بسندات الاضافة والاستبعاد خلال فترة

بيان بخصائص الاصل خلال فترة

بيان بسندات شراء أصل ثابت

بيان بطلبات شراء أصل ثابت

بيان بأوامر شراء أصول

بيان بمستندات استلام أصول

بيان بمستندات تخلص من الأصل

بيان بمستندات افتتاح أصل ثابت

بيان بمستندات جرد الأصول

يدعم إكسيد أنظمة القبض والصرف مع الذمم المختلفة من خلال عدة مستندات بالنظام، أهمها مستندا القبض والصرف حيث يسمح النظام من خلالهما بالتعامل مع أي ذمة مثل العملاء والموردين والموظفين..الخ، بحيث يمكن سداد الفواتير المستحقة واستلام أو صرف الاوراق التجارية مثل الشيكات والكمبيالات.

تكامل مع نظامي المبيعات والمشتريات

يسمح النظام بسداد فواتير المبيعات عن طريق سند القبض وفواتير المشتريات عن طريق سند الصرف، حيث يمكن سداد الفواتير إما بترتيب أعمار الديون أو باختيار فواتير محددة ليتم سدادها.

دعم العملات الاجنبية

يسمح النظام بسداد فواتير العملاء والموردين بعملات أجنبية قد تكون مختلفة عن عملة الفاتورة ليقوم النظام بسداد الديون مع الاخذ في الاعتبار معامل العملة ثم بعد ذلك التأثير على رصيد الذمة بحسب عملة الحساب الخاص بها.

حدد الحسابات المتأثرة

يمكن تجهيز أنواع سندات القبض والصرف بحيث يقوم النظام بالتأثير على حسابات الذمم والخزينة وغير ذلك بصورة آلية دون تدخل من المستخدم، غير أن النظام يسمح بحسب صلاحيات المستخدم بالتعديل في الحسابات المتأثرة، كما يسمح أيضاً بإدخال قيود مركبة بحيث يتم التأثير على حسابات متعددة من خلال سندات القبض والصرف.

دعم السداد باستخدام الأوراق التجارية

من خلال نافذة الاوراق التجارية يمكن سداد الفواتير وخلافه عن طريق الشيكات والكمبيالات، حيث يمكن سداد الأوراق التجارية لأحد الذمم إما بترتيب تاريخ الورقة المستحق أو باختيار أوراق محددة ليتم سدادها. يسمح النظام أيضاً أثناء السداد بالتحقق من حالة كل ورقة ومتابعة رصيد الذمة المستفيدة.

دعم نظام الاشعارات

يمكن ضبط النظام بحيث يقوم بإرسال إشعارات للذمم المختلفة مثل قرب استحقاق السداد أو باستلام التحصيلات المتعلقة بالاوراق التجارية أو بتجاوز العميل حد الائتمان وضرورة السداد وغير ذلك. يدعم النظام إرسال هذه الإشعارات عن طريق البريد الإلكتروني أو بنظام الرسائل القصيرة SMS.

دورة مستندية للقبض والصرف

يسمح النظام بإصدار سندات القبض والصرف بناءاً على سندات أخرى حيث يوفر النظام مستندين خاصين بطلبات القبض والصرف لدعم نظام الموافقات، كما يمكن إصدار مستند القبض بناءاً على أمر بيع، أمر شغل، فاتورة مبيعات، طلب قبض،..الخ. بالمثل يمكن إصدار مستند الصرف بناءاً على سند راتب، طلب صرف، فاتورة مشتريات،..الخ.

التقارير النظامية

بيان بسندات القيود

بيان بسندات جاري تحويل الشركات

بيان حركات سندات القبض والصرف

بيان بطلبات القبض

بيان بسندات القبض

بيان بطلبات الصرف

بيان بسندات الصرف

بيان بإشعارات الخصم

بيان بإشعارات الإضافة

حركة أعمار الديون

تفاصيل مستندات أعمار الديون

من خلال نظام إكسيد للمعاملات البنكية يمكن للمنشأة تمثيل كل ما يتعلق بالتعامل مع النظام البنكي والأوراق التجارية مثل الشيكات والكمبيالات، حيث يدعم النظام جميع الحركات المتعلقة بالورقة التجارية بداية من اصدارها أو استلامها وحتى تحصيلها مروراً بإلحاقها بسندات القبض أو الصرف وتسجيلها بالحوافظ البنكية ومتابعة حالتها أولاً بأول من خلال الاشعارات البنكية مع إمكانية إلغائها قبل التحصيل في أي وقت. يدعم إكسيد أيضاً أنظمة فعالة لمذكرات التسوية البنكية وخطابات الضمان والتحويلات البنكية.

ملفات تفصيلية لعناصر النظام البنكي

يوفر نظام إكسيد ملفات شاملة لتسجيل

عدد لا نهائي من البنوك مع بيانات تفصيلية بكل بنك.

الحسابات البنكية مع تسجل ستة حسابات أستاذ لكل حساب بنكي، كما يمكن من أحد خيارات النظام زيادة هذه الحسابات إلى 21 حساب أستاذ لكل حساب بنكي.

الأوراق التجارية (الواردة/الصادرة) مع بيانات تفصيلية لكل ورقة

دورة مستندية لمحاكاة حركات الاوراق التجارية

بداية يسمح النظام عند التحول من الأنظمة اليدوية لنظام إكسيد بتسجيل أي عدد من الأوراق التجارية بالوضع الحالي لكل ورقة (صادرة/مستلمة/بحافظة/مظهرة…) ثم التعامل معها من خلال مستندات النظام حتى التحصيل أو الإلغاء. من خلال مستندات النظام يمكن وضع أي من الأوراق المستلمة بأحد الحوافظ البنكية ومتابعة حالتها من خلال سند الاشعار البنكي سواء بالتحصيل أو الرفض المؤقت أو الرفض النهائي كما يمكن إلغاء الورقة مع تسجيل طريقة الإلغاء مثل استبدالها بورقة تجارية أخرى أو بقيد أو سند قبض.

تكامل تام مع سندات القبض والصرف

يمكن للمستخدم سداد مستندات القبض والصرف من خلال الاوراق التجارية (شيكات/كمبيالات) حيث يمكن سداد فواتير المبيعات مثلاً أو المشتريات من خلال ورقة أو أكثر من ورقة تجارية وذلك من خلال صفحة خاصة بذلك بسندي القبض والصرف، مع الأخذ في الاعتبار كافة الطرق المألوفة في عمليات السداد كتظهير بعض الأوراق المستلمة بعمليات الصرف وغير ذلك.

التسويات البنكية

من خلال نظام التسويات البنكية يمكن تحليل وإيجاد الإختلاف بين الرصيد الظاهر في كشف حساب البنك وبين الرصيد الظاهر في سجلات المنشأة للتوصل إلي الرصيد الصحيح في الطرفين. يعتبر نظام إكسيد للتسويات البنكية آلية فعالة للوصول لعملية المطابقة بين حساب البنك وحساب المنشأة بسهولة تامة على المستخدمين حيث يدعم النظام استيراد كشف حساب البنك الكترونياً ومن ثم مقارنة كشف حساب البنك بكشف حساب المنشأة. يمكن للمستخدم اجراء المطابقة يدوياً أو آلياً مع الحفاظ على قواعد المطابقة الآلية كسماحية اختلاف التواريخ والمبالغ وحروف التطابق للوصول للتسوية النهائية بدقة.

تم تصميم نظام إكسيد للحسابات وفق المبادئ المحاسبية المتعارف عليها بالمنطقة العربية حيث يدعم نظام إكسيد التأثير على حسابات الأستاذ العام مباشرة من خلال حركة القيود التلقائية لحركة المخازن والمشتريات والمبيعات و. الخ، ومن خلال حركة القيود اليومية المباشرة مثل سندات القبض وسندات الصرف وسندات القيد، ويؤدى ذلك إلى الحصول على أستعلامات مباشرة عن الحركة اليومية وكشوف الحسابات وعلى التقارير والسجلات الهامة مثل سجلات اليومية والأستاذ العام وموازين المراجعة وكشوف الأرباح والخسائر والميزانية العمومية. كما يوفر النظام وظيفة “التحليل المالي” لإستخدامها بشكل إختيارى، مما يمكن المحاسبين من بناء علاقات التحليل المالى ومؤشرات تقييم الآداء مثل “نسب المديونية” و”نسب السيولة” و”نسب الربحية” وغيرها من نسب الوضع المالى أو الإدارة المالية بما يتوافق مع كل منشأة لإعطاء صورة دقيقة وعملية عن الوضع المالى فى أى لحظة، حيث من الممكن إنشاء علاقات التحليل المالى ضمن السنة الواحدة لفترات مختلفة من الأشهر أو سنوات متعددة ، كما يمكن أيضًا إنشاء علاقات التحليل المالى بين المبالغ الفعلية والمبالغ التقديرية للموازنة ضمن السنة الواحدة أو السنوات المختلفة.

ملفات شاملة لتعريف حسابات المنشأة

يوفر النظام ملفات شاملة لبناء الشجرة المحاسبية بالمنشأة، فمن خلال ملفات تصنيف الحسابات، وشجرة الحسابات، وأنواع شجرة الحسابات فضلاً عن ملف الحسابات الأساسي، يمكن تعريف دليل محاسبي لكل شركة من شركات المجموعة كدليل لشركة تجارية وآخر لشركة صناعية أو خدمية. يتم ذلك من خلال تعريف عدة أنواع لشجرات الحسابات، لكل نوع الدليل المحاسبي الخاص به. يسمح النظام أيضاً بتعريف شركاء الشركة بملف مستقل متضمناً الحسابات الخاصة بكل شريك ومن ثم يمكن متابعة حجم التمويل الخاص بكل شريك وإصدار التقارير الخاصة بكل من شركاء المنشأة كنسب الارباح وخلافه.

آلية فائقة لمراكز التكلفة

عند بدء التعامل مع النظام يتم تعريف الكيان المؤسسي، حيث يتم تعريف أي عدد من الشركات ثم الأفرع الموجودة بكل شركة والإدارات الموجودة بكل فرع بالاضافة لقطاعات الشركة المختلفة والمجموعات التحليلية. يمكن استخدام هذه المسميات التنظيمية كمراكز تكلفة، وبالتالي يمكن التعامل مع كل عميل بالشركة الواحدة بأربعة مراكز تكلفة مختلفة، وهو الأمر الذي يعطي مرونة فائقة في التعامل مع الحسابات وتوزيع التكلفة وأغراض التنظيم. بهذا المبدأ فإن المستخدم ليس مضطراً لتعريف حساب مخزون مثلاً لكل شركة، فرع، أو قطاع، وإإكسيد يتم تعريف حساب مخزون واحد يتم التأثير عليه مع الاخذ في الاعتبار مراكز التكلفة المختلفة.

مرونة في توزيع الحسابات وفق قواعد محددة

يدعم النظام أسلوب توزيع الحسابات، بمعنى أن يقوم بالتأثير على عدة حسابات بنسب مختلفة عند التأثير على أحد الحسابات الأخرى. يمكن توزيع هذه النسب يدوياً أو بصورة ديناميكية وفق استعلامات محددة “Queries”. لتوضيح هذه الفكرة، يمكن مثلاً توزيع نسب الارباح بفروع الشركة وفقاً لإجمالي مبيعات كل فرع، أو تحميل رواتب موظفي الادارة العامة على كل فروع الشركة وفقاً لأرباح كل فرع. فالتأثير على الحسابات بنظام إكسيد، يمكن ضبطه بحيث يتم بشكل ديناميكي وذكي، كأن يتم التأثير بمستندات محددة على حساب مدخل البيانات الذي قام بالدخول على قاعدة البيانات.

بنود الشراء والفواتير المتنوعة

يدعم النظام تعريف بنود شراء كالمصروفات النثرية وإكراميات العمال ومتطلبات البوفيه،..الخ، ثم يتم شراء هذه المصروفات من خلال ما يعرف بفاتورة المتنوعات ليقوم النظام آلياً بالتأثيرات المحاسبية المطلوبة، بدلاً من التعامل مع هذه المصروفات بصورة محاسبية صرفة وإدخال قيود تتطلب خبرة محاسبية.

مرونة في تعريف الموازنات التقديرية

يوفر نظام إكسيد قائمة مستقلة خاصة بالموازنات التقديرية لأي من حسابات المنشأة. حيث يمكن تعريف سيناريو بحجم الموازنة المرصودة لأحد حسابات المشتريات أو المرتبات أو أي من حسابات المنشأة، سواءاً على مستوى السنة المالية أو على مستوى الشهر، كما يمكن تعريف موازنة الحساب على مستوى مركز تكلفة محدد أو عدة مراكز تكلفة.، يمكن أيضاً ضبط الموازنة بحيث لا تتخطى قيمة الحساب ما تم تحديده بالموازنة بحيث يمنع النظام مثلاً إصدار فواتير مشتريات بأحد الفترات إذا وصلت قيمة المشتريات لحد الموازنة المرصودة.

يدعم النظام أيضاً إصدار موازنات (توقعات) لمبيعات الأصناف وذلك على مستوى كل صنف أو على مستوى كل مجموعة من الاصناف (كالأدوية، والمستلزمات، والكيماويات)، حيث يمكنك عمل أكثر من سيناريو بحسب العميل ومندوب المبيعات لتسجيل حجم المبيعات المتوقعة لكل صنف (أو مجموعة أصناف) وذلك على مستوى الفترة وأي من مراكز التكلفة الموجودة كالإدارة والفرع والقطاع. يوفر النظام أيضاً آلية لحساب التكلفة الخاصة بأصناف الموازنة، ومن ثم الربح المتوقع.

دورة مستندية شاملة

يدعم النظام كافة المستندات المألوفة بالنظم العربية فيمكن التأثير على الحسابات والذمم مباشرة من خلال القيود اليومية، كما يمكن سداد الديون المستحقة مع العملاء والموردين من خلال مستندات القبض والصرف كما يسمح النظام بإصدار سندات طلبات ليتم إصدار سندات القبض والصرف بناءاً عليها فضلاً عن إشعارات الخصم والاضافة.

مرونة شاملة في التعامل مع الحسابات الأجنبية

يسمح النظام بتعريف أي عدد من العملات بالاضافة لامكانية تغيير سعر صرف كل عملة بصفة سنوية أو شهرية أو يومية. يمكن أيضاً تغيير سعر صرف العملة يدوياً عند استخدامها بأي من مستندات النظام كفواتير المبيعات والمشتريات وسندات القبض والصرف وغير ذلك.

تكامل تام مع باقي أجزاء النظام

تتكامل مستندات الحسابات مع باقي أجزاء النظام، فعلى سبيل المثال يمكن سداد فواتير المبيعات عن طريق سندات القبض وفواتير المشتريات عن طريق سندات الصرف. يسمح النظام بسداد الفواتير إما بترتيب أعمار الديون أو باختيار فواتير محددة ليتم سدادها. تتكامل الحسابات كذلك مع نظام البنوك بحيث يمكن سداد سندات القبض والصرف عن طريق الاوراق التجارية (شيكات / كمبيالات).

نظام التسويات مع الذمم المختلفة

على غرار التسويات البنكية ومقارنة مستندات المنشأة بمستندات البنك، فإن نظام إكسيد يسمح بإجراء عملية التسوية مع أي ذمة (عميل / مورد / موظف،..الخ)، حيث يقوم النظام من خلال مستند “التسوية مع ذمة” بمقارنة كشف حساب المنشأة المتعلق بالعميل مثلاً خلال فترة محددة بكشف حساب العميل للتعرف على الفروقات والتوصل لسبب الاختلاف للوصول في النهاية للتسوية المطلوبة.

التقارير النظامية

قائمة المركز المالي

قائمة الدخل

ميزان مراجعة الذمم

ميزان مراجعة الأستاذ العام

كشف حساب عام

كشف حساب للحسابات المساعدة

كشف حساب للحسابات الفرعية

دليل الحسابات

قائمة الدخل الشهرية مقارن

ميزان مراجعة الأستاذ العام بالمجاميع

ميزان مراجعة الأستاذ العام بالأرصدة

قائمة التدفقات النقدية

تحليل مالي (نسب السيولة والربحية والتداول السريع)

يعتبر نظام المخازن من أكبر أنظمة إكسيد وأكثرها شمولية وغزارة، حيث يوفر النظام معلومات تفصيلية عن كميات الاصناف وطبيعتها والحركات التي تمت عليها، كما يسمح النظام بتعريف عدد لا نهائي من المخازن والتي يمكنها ان تحتوي عدداً غير محدود من المواقع المخزنية، كما يوفر النظام جميع المستندات التي تخدم عملية الصرف والتوريد والتحويل، بالاضافة لقواعد سحب الاصناف وإنشاء المستندات المخزنية وغير ذلك من الامكانيات الغزيرة التي يدعمها النظام.

ملف ضخم لكل صنف

على مستوى كل صنف يوفر النظام كماً مهولاً من البيانات التي تحدد مواصفات وإعدادات الصنف. من أهم هذه البيانات إمكانية تعريف أي عدد من الوحدات للصنف مع تخصيص وحدة تلقائية للشراء والبيع، كما يمكن تعريف أي عدد من الأكواد المخصصة للصنف فيمكن تخصيص كود لكل مورد أو عميل بحيث يكون هو نفس الكود المسجل بفواتير المورد أو العميل. يمكن أيضاً تحديد سياسة تجارية شاملة لكل صنف كإمكانية شراءه أو بيعه أو ارتجاعه أو تصنيعه، ناهيك عن السياسة التخزينية كأقل كمية للصنف وأكثر كمية وحد الطلب، كما يمكن تحديد إصدارات ومقاسات وألوان للصنف ، وغير ذلك من المعلومات الضخمة لكل صنف.

مستندات تغطي كافة الانشطة التخزينية

يوفر نظام إكسيد جميع المستندات التي قد تتطلبها العملية التخزينية سواء بالاستلام أو الصرف أو التحويل أو الخاصة بالانشطة المخزنية الاخرى مثل التجميع والتوصيل والحجز والافتتاح المخزني واعادة تقييم المخزون والاستلام المبدئي ومستندات الفحص وتكاليف الاستلام الاضافية فضلاَ عن مستندات الطلبات المخزنية مثل طلبات التوريد والتوصيل والتحويل وغيرها. تعمل جميع هذه المستندات بشكل مترابط بحيث يمكن اصدار احدها بناءاً على الاخر بشكل منطقي مثل اصدار سند التوريد بناءاً على طلب التوريد المخزني.

التكويد الالي للأصناف

يدعم إكسيد نظام التكويد الآلي للأصناف، فمن خلال ملف فئات الاصناف الذي يدعمه النظام يمكن إدخال صفات الصنف المختلفة ليقوم النظام آلياً بإصدار أكواد الاصناف بملف الاصناف متضمناً في ذلك اسم الصنف بآلية ذكية مستوحاه مما تم إدخاله بفئات الاصناف.

نظام تكلفة غاية في القوة والفاعلية

قبل التعامل مع نظام إكسيد، اختر انت طريقة التكلفة التي تريدها ليدلك فنيونا على كيفية تطبيقها أو تطبيق طريقة أفضل. فلقد اعتنى مطورو النظام بعملية التكلفة عناية كبيرة لما تمثله من أهمية في الوقوف على حجم الربح أو الخسارة وخاصة في الانشطة التصنيعية. فيمكنك مثلاً تحديد متوسطة تكلفة الصنف بحيث تكون واحدة على مستوى الشركة أو على مستوى المخزن، الموقع، الادارة، القسم. كما يمكن تحديد التكلفة على مستوى نوع الصنف نفسه كرقم الشحنة أو المقاس،الاصدار، اللون بحيث يكون كل نوع من أنواع الصنف الواحد له التكلفة الخاصة به. كما يمكن إصدار سندات تكاليف استلام اضافية لتحميل الاصناف بأي مصروفات إضافية كتكاليف الشحن والجمارك وأي بنود مصاريف أخرى، كما يمكن توزيع هذه التكاليف الاضافية على الاصناف بنسب مختلفة حسب الوزن والكمية أو التوزيع اليدوي وخلافه. يمكن أيضاً التعامل مع الأصناف المجانية بأكثر من طريقة من طرق التكلفة حسب ما تراه المنشأة مناسباً.

أضف إلى ذلك أن النظام لا ينتظر منك ترحيل المستندات حتى يتم التأثير على متوسط التكلفة فعملية الترحيل لا يحتاجها النظام، وإإكسيد يتم التأثير على التكلفة آنياً، كما يقوم النظام بإعادة حساب التكلفة عند تعديل و حذف مستندات قديمة أو إضافة مستندات بتاريخ سابق، آخذاً في الاعتبار ترتيب المستندات وتأثيره على حساب متوسط تكلفة الاصناف.

علاوة على ما سبق يوفر النظام عدة أساليب لتحميل كل صنف بالتكلفة الحقيقية، فيمكن مثلاً إصدار سندات إعادة تقييم للمخزون ومن ثم تغيير تكلفة الاصناف لأي سبب، كما يقوم النظام بالتأثير على تكلفة الاصناف عند تغيير خصومات الفواتير ومن ثم إعادة حساب الخصومات ليقوم النظام آلياً بتغيير تكلفة الاصناف لتعكس الخصومات الجديدة.

نظام كامل للاصناف المجمعة

يدعم إكسيد نظام قوي وفعال في آلية تجميع الاصناف ومكوناتها. يمكن تجميع نفس الصنف بعدة طرق مختلفة تبعاً للأصناف المكونة لهذا الصنف المجمع حيث يعتمد النظام ملف خاص للمكونات. فمثلاً الصنف بروسيسور الداخل في تجميع جهاز الكمبيوتر، يمكن تعريف عدد لا نهائي من الأنواع الخاصة بالبروسسور مثل Core i3,Core i5,Core i7 وبالتالي عند إدخال البروسيسور كصنف مكون بالكمبيوتر يقوم النظام بتخييرك لإدخال نوع البروسيسور المطلوب ـ كما يمكن الزام المستخدم بإدخال أحد المكونات إجبارياً بالصنف المجمع أو اختيارياً علاوة على تحديد الكمية والمقاس واللون والاصدار،..الخ الخاص بكل مكون من مكونات الصنف المجمع، وبالتالي فالصنف التجميعي الواحد يمكن صرفه بعدد لا نهائي من المكونات المختلفة. بناءاً على ما تم تحديده بملف الصنف المجمع. يسمح النظام للمستخدم بإصدار سندات تجميع أصناف يتم فيها إدخال الكمية المطلوبة من الاصناف المجمعة ليقوم النظام آلياً بإصدار سندات صرف لجميع مكونات هذا الصنف المجمع بالمحددات التي تم تحديدها سلفاً بالاصناف المجمعة. يسمح النظام أيضاَ بإدخال أي بنود مصروفات إضافية تتطلبها عملية تجميع الصنف المجمع.

قواعد انشاء المستندات المخزنية

نظام إكسيد يرفع عنك عبء تعريف الحركة المخزنية في كل مرة، بدلاً من ذلك يمكنك تعريف عدد لا نهائي من قواعد انشاء المستندات ليقوم النظام بتطبيقها وفقاً لمحددات معينة. فمثلاً يمكن بمجرد إصدار سند توريد مخزني لأحد المخازن أن يقوم النظام بإصدار سند تحويل مخزني من هذا المخزن إلى مخزن أخر تبعاً لكمية الاصناف الواردة أو نوعها. بالطبع يمكن تغيير هذه القواعد بحسب ما تتطلبه طبيعة العمل.

الجرد المخزني …دقة وسلاسة

فضلاً عن أسلوب المخزون المستمر الذي يدعمه نظام إكسيد من حيث التعرف لحظياً على كميات وتكاليف وقيم ربحية الأصناف، فإن نظام إكسيد يوفر أسلوب دقيق لاجراءات الجرد بالمنشأة، فبداية، يتم تحديد المخازن التي سيتم فيها جرد المخزون وإدخال قيم جرد المخزون الفعلية ليقوم النظام آلياً بحساب فروقات القيم الفعلية عن القيم الدفترية ومن ثم إصدار سندات صرف وإضافة لضبط المخزون متضمنة في ذلك اصدار القيود المحاسبية اللازمة. يتلائم النظام تلائماً تاماً مع ظروف الجرد الفعلية، ففي الظروف الواقعية قد يكتشف المستخدمون عدم إدخال مستندات معينة قبل عملية الجرد، أو وجود خطأ كبير في إدخال أحد المستندات التي تؤثر على قيمة المخزون، يسمح النظام في هذه الحالة من خلال أحد خيارات البرنامج بتعديل وإدخال المستندات بتاريخ سابق لتاريخ الجرد ومن ثم إلحاق هذه التغيرات بالجرد المنتهي ثم التأثير بهذه الفروقات على كميات وحسابات المخزون، بدلاً من إجراء عملية الجرد من جديد وتعطيل المستخدمين عن العمل.

دعم نظام المناقصات

يدعم النظام أسلوب المناقصات التي تدعمه بعض المنشئات، فقد تدخل الشركة في مناقصة يتم من خلالها تحديد أسعار الاصناف بأسعار مغايرة عن تلك المخططة بنظام التسعير، فقد يكون الصنف بسعر 100 ريال مثلاً، ولكن داخل المناقصة يكون السعر 90 ريال بكميات محددة، وبالتالي يمكن أن تكون الاصناف بأسعار محددة لأحد العملاء خارج المناقصة بينما تكون بأسعار مختلفة لنفس العميل داخل المناقصة.

تطبيق معايير الجودة

يسمح النظام بتطبيق معايير الجودة على الاصناف الواردة أو المنصرفة من المنشأة، هذه الخاصية هامة جداً وخاصة مع الانشطة الصناعية، فمن خلال دعم قوائم تحقق الجودة “Check lists” يمكن اختبار جودة الاصناف ومن ثم تحديد قبولها أو رفضها. يتم اختبار الجودة عن طريق مستند ضبط الجودة “Quality control document” والخاص بالتأكد من مطابقة الأصناف لمعايير الجودة بالمنشأة، ومستند ضمان الجودة Quality assurance” document” للتأكد من أن جميع عمليات التحقق من الجودة قد تمت بشكل سليم.

التقارير النظامية

كشف الحركة المخزنية

رصيد المخزون بالقيمة

بيان بالأصناف

كشف الحركة المخزنية بالتكلفة

الاصناف الراكدة خلال فترة

بيان بالمخازن

بيان بالمواقع على مخزن معين

بيان بطلبات التوريد خلال فترة

بيان بسندات التوريد خلال فترة

بيان بطلبات الصرف خلال فترة

بيان بسندات الصرف خلال فترة

بيان بسندات الاستلام المبدئي خلال فترة

بيان بسندات الفحص خلال فترة

بيان بالتكاليف الاضافية خلال فترة

بيان بمستندات التجميع خلال فترة

عملية الشراء هي الخطوة الاولى لأي دورة تجارية كما أنها منبع التكلفة، لذلك فإن نظام إكسيد يدعم دورة مشتريات مرنة وفعالة يمكن من خلالها التعرف أولاً بأول على إحصائيات المشتريات والموردين ومتابعة عملية الشراء والوقوف لحظياً على متطلبات المنشأة.

ملف شامل لكل مورد

يوفر نظام إكسيد ملف تفصيلي لكل مورد. يحتوي هذا الملف على جميع المعلومات الخاصة بالمورد مثل المعلومات الاساسية كالاسم وفئة المورد وخلافه ومعلومات الاتصال متضمنة عناوين المورد وسياسة الاستبدال والارتجاع . وشروط التعاقد، كما يمكن تعريف عدة حسابات لكل مورد. يسمح النظام أيضاً من خلال سجل المورد بإرفاق أي عدد من المستندات كصور الاتفاقيات وصور الاعتمادات المستندية بالاضافة لتدوين أي عدد من الملاحظات.

دورة مستندية كاملة

يوفر نظام إكسيد جميع المستندات التي قد تتطلبها عملية الشراء بحيث تخدم أي دورة مشتريات تدعمها المنشأة، فيدعم نظام إكسيد سندات طلبات الشراء التي يمكن استلامها من المورد وسندات عروض الاسعار وأوامر الشراء بالاضافة لفواتير المشتريات ومردوداتها، كما يمكن اصدار مستندات المشتريات بناءاً على بعض المستندات الاخرى بصورة منطقية كإصدار فاتورة المشتريات بناءاً على عرض الاسعار ومردودات المشتريات بناءاً على فاتورة المشتريات، وهكذا. يمكن للمستخدم أيضاً التعرف على الوصف التفصيلي لدورة المشتريات من خلال نافذة المستندات المرتبطة لفواتير المشتريات ومردوداتها.

أنظمة دفع متنوعة

يدعم نظام إكسيد عمليات السداد النقدي أو الاجل. يمكن أيضاً الدفع للمورد عن طريق نظام الدفعات المعرفة مسبقاً بنماذج جدولة الدفعات التي يدعمها النظام بحيث يتم سداد البضاعة للمورد بناءاً على دفعات مع تحديد فترات الدفعات وقيمة الدفعة المقدمة ونسبة كل دفعة وخلافه.

تكلفة الشراء كما يجب أن تكون

يدعم النظام تحميل المشتريات بأي تكاليف إضافية، فمن خلال فاتورة المشتريات يمكن تحميل البضاعة بتكاليف استلام اضافية وبنود مصرفات خاصة بأصناف الفاتورة كمصاريف الشحن والتحميل وإكراميات العمال، وخلافه.

إحصائيات لحظية للمشتريات

عن طريق لوحة الاحصائيات “Dash Board” التي يدعمها النظام يمكن الاطلاع لحظياً على احصائيات المشتريات سواءاً على مستوى الاصناف أو على مستوى كل مورد، فرع،..الخ.

أنظمة الاتفاقيات التجارية

يسمح النظام بتحديد أسعار شراء للمشتريات على مستوى الصنف أو على مستوى المورد، وذلك عن طريق قوائم أسعار الموردين التي يدعمها النظام. كما يمكن إصدار عروض أسعار ليتم بناءاً عليها تحديد أسعار الشراء بفواتير المشتريات.

من ناحية أخرى يدعم النظام عدة أنظمة لخصومات الأصناف بمستندات المشتريات وذلك على مستوى كل مورد أو كل صنف آخذا في الاعتبار الادارة وفئة الصنف والتاريخ، وخلافه.

يسمح النظام أيضاً بتعديل خصومات الموردين وإعادة حساب الخصومات وتحميل المورد بفرق الخصم الجديد وهو ما يسمى بالخصومات اللاحقة والتي تقوم بدورها بإعادة تكلفة المخزون لتعكس الخصومات المطبقة، وهذه نقطة في غاية القوة حيث يطلب بعض الموردين من عملائهم أو الموزعين في بعض الاحيان بتكبير نسبة الخصم للتخلص من بعض البضائع سواءاً لاقتراب موعد انتهاء الصلاحية أو لعرض سلع جديدة أو لأي سبب خاص بتحديات السوق. يفيد هذا الاسلوب أيضاً في دعم نظام الهدف السنوي للموردين للوصول إلى حجم مبيعات معين تستفيد منه المنشأة في زيادة الخصم المسموح ومن ثم تعظيم حجم المبيعات.

نظام مرن لتلبية متطلبات المنشأة

يمكن الوقوف في أي وقت على الاصناف التي وصلت إلى حد الطلب أو التي على وشك النفاذ للقيام بشرائها وذلك على مستوى المخزن، الادارة، الفرع، القسم، الشركة. لدعم هذه الميزة يوفر النظام آلية طلبات الشراء، كما يمكن تجميع هذه الطلبات بطلب شراء مجمع ومن ثم إصدار أمر شراء لهذه الاصناف آلياً.

صلاحيات الشراء

وضع نظام قوي لتسعير الاصناف وخصوماتها يعتبر في غاية الاهمية، حيث تتطلب كثير من المنشئات حجب أسعار الشراء وخصوماتها عن مدخل البيانات وبالتالي فهو غير مكلف بإدخال أسعار الشراء، حيث أن تكلفة الاصناف تعتبر من المعلومات السرية التي لا ينبغي الاطلاع عليها من أي مستخدم. يمكن دعم أي نظام صلاحيات لعملية للشراء، فمثلاً يمكن حصر شراء أصناف دون غيرها على بعض الفروع، الادارات، الاقسام، أو الموظفين.

تتبع سير الشراء

جميع مستندات المشتريات، كما هو الحال بباقي أجزاء النظام تخضيع لنظام مراقبة دقيق لا يسمح النظام بالحيد عنه، فيمكن تقييد الفواتير بالموافقة عليها من المدير المباشر أو من عدة مدراء وربط ذلك بنوعية الاصناف المشتراة وكمياتها وغير ذلك من المحددات.

تكامل تام مع الحسابات والمخازن

تتكامل المشتريات مع الحسابات، حيث يمكن التأثير من من خلال مستندات المشتريات على أي حسابات بما في ذلك بالطبع حسابات الموردين والوسطاء والخزينة، كما يمكن تعريف القيود الصادرة من مستندات المشتريات بأي نظام محاسبي تدعمه المنشأة. يسمح النظام أيضاً بالتأثير المحاسبي على مستوى كل صنف من أصناف الفاتورة.

يتكامل نظام المشتريات أيضاً مع نظام المخزون، حيث يمكن على سبيل المثال إصدار سندات التوريد آلياً فور إصدار فاتورة المشتريات ومن ثم التأثير على أرصدة المخزون وتكلفة الأصناف. بالمثل يمكن إصدار سندات الصرف آلياً فور إصدار مردودات المشتريات، كما يسمح النظام بالتوريد والصرف من عدة مخازن فور إصدار فواتير ومردودات المشتريات.

التقارير النظامية

حركة المشتريات والمردودات

تفاصيل أوامر الشراء

بيان بقوائم اسعار المشتريات خلال فترة

بيان بنماذج جدولة الدفعات

بيان بطلبات الشراء خلال فترة

بيان بطلبات الشراء المجمعة خلال فترة

بيان بطلبات عروض الاسعار خلال فترة

بيان بعروض الاسعار خلال فترة

بيان بأوامر الشراء خلال فترة

بيان بفواتير المشتريات خلال فترة

بيان بفواتير ومردودات المشتريات خلال فترة

تفاصيل مشتريات الأصناف

تتميز عملية الاستيراد والاعتمادات المستندية بطبيعة خاصة حيث يمكن استلام الاعتماد الواحد على عدة شحنات بفترات متباعدة تتطلب نظام محاسبي قوي وفعال لمتابعة تكاليف الشحنات أولاً بأول متضمناً في ذلك الشحنات الواردة وجميع المصروفات التي تحملتها الشركة حتى إغلاق الاعتماد والانتهاء من تكليف كافة الاصناف الواردة، وفي نفس الوقت السماح ببيع البضاعة الورادة قبل الانتهاء من عملية التكلفة النهائية. يقوم نظام إكسيد للاعتمادات المستندية بتغطية كافة اجراءات الاعتماد بداية من طلب فتح الاعتماد المقدم للبنك ومروراً بتسجيل كافة البيانات والفواتير المبدئية، ثم متابعة كافة الشحنات الواردة وكافة المصروفات والاجراءات المتخذة تفصيلياً وحتى تكليف كافة الاصناف الواردة ومن ثم اغلاق الاعتماد نهائياً ومنع المستخدمين من إصدار أي حركات عليه.

بيانات شاملة للاعتماد المستندي وبنود المصروفات

يسمح النظام بتسجيل كافة بيانات الاعتماد المستندي متضمناً في ذلك معلومات البنك والبنك المراسل والمورد وعملة الحساب وبيانات الشحن والتسليم والتأمين والتخليص الجمركي ونوع الاعتماد وعدة حسابات يمكن ربطها بالاعتماد، بالاضافة لتسجيل الشحنات المخططة وتاريخ تسليم كل منها. من ناحية أخرى فإن النظام يسمح بتعريف أي عدد من بنود المصروفات لتوزيعها على أصناف الاعتماد بأي طريقة توزيع مثل التوزيع بالقيمة أو بالوزن أو بالكمية أو التوزيع اليدوي.

دعم أنواع الاعتمادات المختلفة

يدعم نظام إكسيد أنواع الاعتمادات المستندية المختلفة سواءاً الاعتمادات القطعية أو القابلة للإلغاء والمعززة وغير المعززة والمغطاة كلياً أو جزئياً وغير المغطاة إلى غير ذلك، بالاضافة لدعم سياسات الشحن المختلفة وفتح الاعتماد بأي عملة وبأي عدد من الشحنات، كما يسمح النظام بتخفيض أو تعلية قيمة الاعتماد.

دورة مستندية شاملة لتغطية كافة إجراءات الاعتماد

يدعم النظام كافة المستندات المطلوبة لتسجيل اجراءات الاعتماد المختلفة كطلب فتح الاعتماد الخاص بالبنك ليتم إصدار فتح الاعتماد المستندي بناءاً عليه بصورة اختيارية، والفاتورة المبدئية لأصناف الاعتماد عند بداية التعاقد حيث يتم من خلالها تسجيل الاصناف المبدئية متضمنة الكميات والاسعار والمواصفات الفنية المطلوبة، كما يتم من خلالها تحديد طريقة الدفع وتفاصيل الدفعات التي سيتم سدادها للمورد. يسمح النظام من خلال سندات المصروفات بتسجيل بنود المصروفات الخاصة بالاعتماد أولاً بأول وتوزيع هذه المصروفات على الاصناف المختلفة. يقوم النظام من خلال سندات التكليف بتجميع سندات التوريد وسندات المصروفات الخاصة بكل شحنة من شحنات الاعتماد المختلفة لحساب التكلفة النهائية الخاصة بكل صنف وفقاً لكميات الاصناف والمصروفات وكيفية توزيعها.

تتبع كامل لإجراءات الاعتماد

يسمح النظام بتسجيل أي إجراءات تتعلق بالاعتماد المستندي، وذلك من خلال ملف خاص بذلك، حيث يمكن تسجيل وصول بوليصة التأمين أو بوليصة الشحن أو اجراءات التعزيز أو التخليص الجمركي أو حتى إلغاء الاعتماد أو أي إجراءات أخرى. من خلال هذه التسجيلات يمكن إصدار تقارير للاطلاع على حالة الاعتماد المستندي بكافة تفاصيله مع المورد و الجهات الرسمية، وغير ذلك.

تابع تكلفة الاعتماد لحظياً

بمجرد إصدار مستند التكليف، يقوم النظام بتكلفة أصناف الاعتماد وإغلاقه نهائياً بحيث لا يمكن إضافة أي تكاليف إضافية أخرى. لكن الانتظار حتى ورود كافة الشحنات وتسجيل كل المصروفات للوصول للتكلفة النهائية يبدو غير منطقي لاسيما لأن المنشأة في حاجة لبيع البضاعة الواردة وتحديد أسعارها بناءاً على هذه التكلفة. لذلك يوفر النظام آلية لتكليف الاعتماد لحظياً بحيث يقوم بتكليف الشحنات الواردة في أي وقت من خلال ما تم توريده بمستندات التوريد والمصروفات. هذا الأسلوب يتيح للمستخدم الاطلاع على التكلفة لحظياً بناءاً على الاصناف الواردة والمصاريف المنفقة.

المصروفات العكسية لتقليل التكلفة

يمكن للمورد في بعض الاحيان أن يقوم برد جزء من قيمة البضاعة نتيجة لعدم توفر الكمية المطلوبة أو لعدم مطابقتها للمواصفات المتفق عليها. في مثل هذه الاحيان وما يشبهها، يمكن تسجيل سند مصروف بهذه التكلفة بحيث تكون بقيمة سالبة. في هذه الحالة سيكون المورد دائناً بدلاً من أن يكون مديناً، فجعل طريقة التكلفة سالبة يسمح للمنشأة برد أي مبالغ أو تكاليف حال التعامل مع المورد أو مع أي مصروفات أخرى، وذلك بدلاً من اللجوء لإصدار قيود تسوية أو تعديل بيانات الاعتماد التي ستؤدي إلى تغيير في القوائم المالية.

التقارير النظامية

تفاصيل اعتماد مستندي

بيان بالاعتمادات المستندية خلال فترة

بيان بالفواتير المبدئية خلال فترة

بيان بطلبات فتح اعتماد خلال فترة

بيان بسندات فتح اعتماد خلال فترة

بيان بسندات مصروفات اعتماد محدد

بيان بسندات تكاليف اعتماد محدد

بيان بسندات اجراءات اعتماد محدد

تعتبر المبيعات وما تحققه من ربحية وعائد على صناع القرار ومساهمي الشركات هي الهدف الرئيسي من أي نشاط تجاري. لذلك فقد تم تصميم المبيعات بنظام إكسيد بحيث يشمل جميع أنظمة البيع وطرق التسعير والعروض ، بالاضافة لمتابعة حركة البيع واحصائياتها أولاً بأول، الأمر الذي يخدم صانع القرار بكفائة وفاعلية.

ملف متكامل لكل عميل

يوفر نظام إكسيد ملف تفصيلي لكل عميل يحتوي جميع المعلومات الخاصة بالعميل مثل المعلومات الاساسية كالاسم وفئة العميل وخلافه ومعلومات الاتصال متضمنة عناوين العميل وعنوان شحن البضاعة. وحدود الائتمان، كما يمكن تعريف عدة حسابات لكل عميل. يسمح النظام أيضاً من خلال سجل العميل بإرفاق أي عدد من المستندات كصور الاتفاقيات وصور الاعتمادات المستندية بالاضافة لتدوين أي عدد من الملاحظات.

دورة مستندية كاملة

يوفر نظام إكسيد جميع المستندات التي قد تتطلبها عملية البيع بحيث تخدم أي دورة مبيعات تدعمها المنشأة، فيدعم نظام إكسيد سندات طلبات البيع التي يمكن استلامها من العميل وسندات عروض الاسعار وأوامر البيع بالاضافة لفواتير المبيعات ومردوداتها، كما يمكن اصدار مستندات المبيعات بناءاً على بعض المستندات الاخرى بصورة منطقية كإصدار فاتورة المبيعات بناءاً على عرض الاسعار ومردودات المبيعات بناءاً على فاتورة المبيعات، وهكذا. يمكن للمستخدم أيضاً التعرف على الوصف التفصيلي لدورة المبيعات من خلال نافذة المستندات المرتبطة لفواتير المبيعات ومردوداتها.

دعم كامل لجميع أنظمة الدفع

يدعم نظام إكسيد عمليات السداد النقدي والاجل بالاضافة للدفع عن طريق بطاقات الائتمان مثل الفيزا كارت وغيرها، كما يمكن الدفع بأكثر من طريقة بنفس الفاتورة. يمكن أيضاً للعميل الدفع عن طريق نظام الدفعات المعرفة مسبقاً بنماذج جدولة الدفعات التي يدعمها النظام.

نظام تسعير وعروض أسعار، لا يحدك إلا خيالك

لا يمكنك أن تتعرف على مدى القوة التي يتمتع بها نظام إكسيد في تسعير الاصناف وعروضها إلا إذا كنت قد اطلعت على الانظمة الاخرى. فيمكن تعريف أكثر من قائمة أسعار لكل عميل مرتبطة بتواريخ محددة ليقوم النظام بتطبيق أحدها وفقاً لمحددات معينة، كما يسمح النظام بعروض الاسعار لتطبيق الخصومات والاصناف المجانية وذلك على مستوى الصنف أو الفاتورة أو العميل آخذاً في الاعتبار كمية الصنف المباع وتاريخ البيع وخلافه، فضلاً عن العروض المجانية وتطبيق الاسعار بنظام النقاط. هذه الانظمة المختلفة للبيع تتم وفق قواعد محددة مهما بلغت درجة تعقيدها.

صلاحيات البيع

يمكن دعم أي نظام صلاحيات للبيع مهما كانت معقدة، فمثلاً يمكن حصر بيع أصناف دون غيرها على بعض الفروع، الادارات، الاقسام، أو الموظفين، كما أن صلاحية الخصومات ونسبة الخصم يمكن تحديدها على مستوى الموظف أو الوظيفة أو العميل أو..الخ. يسمح النظام أيضاً بحجب أي معلومة عن مدخل البيانات مثل أسعار الاصناف وخصوماتها. من ناحية أخرى يمكن تحديد شروط للصلاحية بأي مستوى من التعقيد، فمثلاً يمكن قصرالبيع تحت التكلفة على مستخدمين محددين أو ألفواتير التي تزيد قيمتها عن 50 ألف ريال مثلاً على مديري المبيعات فقط،، وهكذا.

تتبع سير البيع

جميع مستندات المبيعات، كما هو الحال بباقي أجزاء النظام تخضيع لنظام مراقبة دقيق لا يسمح النظام بالحيد عنه، فيمكن تقييد الفواتير بالموافقة عليها من المدير المباشر أو من عدة مدراء. هذه الموافقات يمكن أن تكون حتى على مستوى الاصناف المباعة فمثلاً يسمح النظام بالموافقة على كل صنف من أصناف الفاتورة وفقاً لمحددات مسبقة كالكمية والسعر والخصم، فلك أن تتصور أن فاتورة تحتوي عشرة أصناف لا يمكن إصدارها إلا بعد الموافقة من عشرة مسئولين، إن أرادت المنشأة ذلك.

تكامل تام مع الحسابات والمخازن

تتكامل المبيعات مع الحسابات ، حيث يمكن التأثير من من خلال مستندات المبيعات على أي حسابات بما في ذلك بالطبع حسابات العملاء والمندوبين والخزينة، كما يمكن تعريف القيود الصادرة من مستندات المبيعات بأي نظام محاسبي تدعمه المنشأة. من ناحية أخرى فإن نظام إكسيد يسمح بالتأثير على عدة حسابات مختلفة على مستوى كل صنف من أصناف الفاتورة، فيمكن أن يؤثر سعر الصنف على حساب محدد بينما كل خصم من خصومات الفاتورة – والتي تصل إلى ثمانية خصومات لكل صنف – يؤثر على حساب أخر مختلف.

من ناحية أخرى فإن النظام لا يدعم فقط التأثير المخزني لمستندات المبيعات سواء آلياً أو عن طريق المستخدم، وإنما يدعم أيضاً نظام السحب الذكي من المخازن بمعنى أن يقوم النظام بالسحب من أقرب مخزن لمكان إصدار الفاتورة فإذا لم توجد كمية كافية بهذا المخزن يتم السحب من المخزن الذي يليه من ناحية المسافة. يتم ذلك وفق قواعد سحب وأولويات تم تعريفها مسبقاً بالنظام عن طريق المستخدم.

التقارير النظامية

صافي مبيعات العملاء

فواتير المبيعات ومردوداتها

إحصائيات مبيعات مندوب مبيعات

تفاصيل مبيعات الأصناف

المبيعات بالشهور

بيان بأوامر البيع خلال فترة

بيان بقوائم اسعار المبيعات خلال فترة

بيان بالعروض خلال فترة

تفاصيل الفواتير بالدفعات

تفاصيل الفواتير المدفوع والمتبقي

ربحية فواتير المبيعات

ربحية الأصناف

تتميز نقاط البيع ببيئة عمل مختلفة عن النظم المحاسبية الاخرى، الأمر الذي يفرض على الشركة المطورة تصميم نظام مرن يتميز بسهولة التعلم ولا يسمح بالاخطاء أو بالتلاعب حيث يتعامل موظف الخزينة بطريقة مباشرة مع النقود، كما يجب أن يكون النظام من السرعة بحيث يتحمل إصدار أعلى قدر من فواتير البيع في أقل وقت ممكن نظراً للطبيعة التي تفرضها بيئة العمل.

مرونة في الاستخدام وسرعة في الاستجابة

يوفر إكسيد العديد من المميزات التي تساعد على انجاز الفواتير بمرونة وسرعة، فيسمح النظام بتعليق أحد الفواتير وإصدار فواتير أخرى ثم العودة بعد ذلك للفاتورة المعلقة، كما يسمح بحذف أصناف وإلغاء الفاتورة وتعديل الأسعار والخصومات وفقاً للصلاحيات الممنوحة للكاشير. كما يسمح أيضاً بالاستعلام عن سعر أي من الأصناف وتاريخ الصلاحية الخاص به والكمية المتاحة دون الحاجة لإلغاء الفاتورة الحالية. يمكن أيضاً للمستخدم تكرار إدخال الصنف السابق بواسطة أحد مفاتيح الاختصار أو إدخاله مرة أخرى بالسالب بحيث يتم حذف تأثيره دون الحاجة لامتلاك صلاحية حذف الصنف.

دعم كامل لكافة ملحقات نقاط البيع

يدعم النظام كافة الملحقات الطرفية الخاصة بنقطة البيع كلوحة المفاتيح، وشاشة العميل، ودرج الخزينة، وقارئ الباركود، وطابعة الفواتير وقارئ بطاقات الائتمان. بالاضافة إلى ذلك فالشركة المطورة لديها الاستعداد للتعامل مع أي أجهزة حديثة، قد يفرضها سوق العمل.

صلاحيات بلا حدود

يتميز إكسيد في الأساس بنظام صلاحيات جبار يصل إلى حد إعطاء صلاحيات على مستوى كل حقل كما يمكن إخفائه تماماً عن المستخدم، لكن نظام نقطة البيع لما له من طبيعة خاصة فلابد أن تكون صلاحية الكاشير ذات طبيعة خاصة وتحت مراقبة صارمة من الادارة، ولذلك فإجراءات تعديل الاسعار أو الخصومات ، إلغاء الفاتورة أو ارتجاعها، تنفيذ إجراءات الجرد، تبديل الكاشير، إخراج النقدية، الطباعة أكثر من مرة، أو البيع عن طريق بطاقات الائتمان لابد أن تكون ممنوعة بصفة تلقائية ولا يمكن السماح بأي منها إلا بصلاحية مسبقة للمستخدم. يوفر نظام إكسيد جميع هذه الصلاحيات لتختلف باختلاف المستخدمين بحسب درجة الثقة التي تمنحها المنشأة لكل منهم. يسمح النظام أيضاً عندما يكون المستخدم ليس له صلاحية أحد الإجراءات بأن يقوم أحد الموظفين الاخرين من ذوي الصلاحية بإنجاز هذه المهمة بدلاً منه ، فمثلاً قد يطلب العميل إصدار فاتورة آجلة بالرغم من تخطي حد الائتمان الخاص بالعميل أو ارتجاع بعض أصناف الفاتورة أو أن تكون قيمة الفاتورة كبيرة لدرجة أن يطلب العميل تخفيض خاص غير مسموح للمستخدم الحالي. في مثل هذه الحالات، عند محاولة المستخدم أن يقوم بإدراج خصم غير مسموح له مثلاً، سيقوم النظام بإظهار نافذة ليقوم المستخدم الذي يمتلك صلاحية الخصم بإدخال الباركود الخاص به ومن ثم إدراج الخصم المطلوب دون الحاجة لخروج المستخدم الحالي من النظام ودخول المستخدم الأخر. ينسحب هذا الاجراء على جميع الإجراءات التي تتطلب صلاحية محددة لا يمتلكها المستخدم الحالي.

دعم السداد بطرق مختلفة

يسمح النظام بالفواتير الآجلة والسداد بأي عملة كما يسمح بسداد الفاتورة عن طريق بطاقات الائتمان. يمكن أيضاً سداد الفاتورة بأكثر من عملة وأكثر من بطاقة ائتمان، الأمر الذي يعطي مرونة فائقة في عملية السداد بالاضافة لإصدار القيود التي تقوم بخصم عمولة البنك من قيم بطاقات الائتمان المستخدمة بحسب نسبة العمولة الخاصة بكل بنك.

نظام الورديات وترحيل البيانات

يدعم إكسيد نظام الورديات الخاص بنقاط البيع مع أكثر من ماكينة كاشير، كما يمكن تغيير مواعيد الورديات ومدتها بالاضافة لاستبدال الموظفين بنفس الوردية دون أن يؤثر ذلك على صلاحيات أو قيمة التحصيل الخاصة بكل منهم. من ناحية أخرى يمكن نقل بيانات الوردية أو عدة ورديات دفعة واحدة إلى نظام وحدة نقطة البيع الرئيسية بنظام إكسيد والتأثير على إحصائيات مبيعات العملاء وأرصدتهم ومن ثم خدمة نظام نقاط الشراء والخصومات الممنوحة للعملاء بحسب قيمة المشتريات ومتابعة حد الائتمان بالنسبة للفواتير الآجلة، بالاضافة للتأثير على إحصائيات موظفي الكاشير، ومندوبي المبيعات وغير ذلك من المعلومات التي تهم المنشأة. يمكن ضبط عملية نقل البيانات لتتم بصورة تلقائية بجدول زمني محدد دون تدخل من المستخدمين، كما يمكن أيضاً نقل الفاتورة بمجرد إصدارها لمتابعة الارصدة والاحصائيات آنياً. من ناحية أخرى، يمكن التحكم في كيفية نقل فواتير نقطة البيع كأن يتم نقل جميع الفواتير الخاصة بعميل أو بائع معين في فاتورة واحدة داخل النظام، أو يتم تجميع الفواتير تبعاً لعدد الأصناف المدرجة كأن يتم تجميع كل مجموعة فواتير التي تحتوي في مجملها على 30 ألف صنف مثلاً في فاتورة محددة، وذلك حسب رغبة المنشأة.

نظام جرد مبسط وفعال

يقوم النظام عند إصدار الفواتير بتحديث الرصيد الدفتري لماكينة الكاشير أولاً بأول بحيث يتم مقارنة الرصيد الفعلي بالرصيد الدفتري عند انتهاء الوردية وتحديد مدى العجز والزيادة مع القدرة على تحديد نسبة سماحية مقبولة بحيث يتم ترحيل العجز تلقائياً على حساب الكاشير عند تخطي هذه النسبة.

القبض والصرف من خلال النافذة الرئيسية

يسمح النظام بالاضافة لإصدار فواتير نقاط البيع، بصرف النقدية للموردين أو الموظفين أو استلامها من العملاء المدينين، وذلك من خلال الانتقال لنوافذ قبض وصرف مبسطة بواسطة أحد مفاتيح الاختصار دون التأثير على الفاتورة الحالية.

التفاعل مع العملاء عن بعد

تم تصميم نظام إكسيد من الأساس بحيث يتواكب مع تحديات العصر ونظم التكنولوجيا الحديثة، ولذلك فيسمح النظام بإصدار فواتير العملاء عن طريق الهواتف الجوالة الحديثة التي تدعم هذه الخاصية. من ناحية أخرى، يسمح النظام بإصدار إشعارات للعملاء بالفواتير الصادرة لهم والتذكير بحدود الائتمان ومواعيد عروض الأسعار والتخفيضات الموسمية وغير ذلك.

نظام مردودات مرن

يسمح النظام بارتجاع الفاتورة أو عدة أصناف بالفاتورة تبعاً لصلاحية الكاشير،كما يمكن ضبط صلاحية ارتجاع صنف أو عدة أصناف أو حذف صنف بفاتورة حالية عن طريق إدخال باركود محدد لأحد الموظفين بحيث يتم تمرير كارت هذا الموظف على قارئ الباركود ليسمح النظام بالارتجاع أو التعديل بالفاتورة. في حالة ارتجاع بعض الأصناف أو تعديلها، يقوم النظام بإعادة ضبط الخصومات والأصناف المجانية الممنوحة بالفاتورة وفقاً للمعادلات المحددة سلفاً بنظام المبيعات وحساب الفرق من أو إلى العميل.

طباعة الفواتير كما يجب أن تكون

بالاضافة لدعم جميع أجهزة طباعة فواتير نقاط البيع، فإن المنشأة يمكنها التحكم في شكل الفاتورة المطبوعة من حيث طريقة عرض الأسعار وإظهار اللوجو الخاص بالمنشأة وغير ذلك، كما يمكن تحديد أكثر من شكل للفاتورة للتبديل بينهم. أضف إلى ذلك إمكانية طباعة الفاتورة عدة مرات شريطة توفر الصلاحية للكاشير.

التقارير النظامية

قائمة بالماكينات الموجودة بالنظام (تبعاً للمخزن، والموقع)

قائمة بالورديات المفتوحة حالياً

قائمة بالورديات المنتهية خلال فترة محددة تبعاً للماكينة

مقبوضات نقاط البيع خلال فترة محددة (تبعاً للكاشير، الوردية، الماكينة، العميل)

مصروفات نقاط البيع خلال فترة محددة (تبعاً للكاشير، الوردية، الماكينة)

مبيعات نقاط البيع خلال فترة محددة (حسب الوردية، الأصناف، العميل، البائع، الكاشير، الماكينة، نقدية، آجلة، كروت ائتمان)

مردودات نقاط البيع خلال فترة محددة (حسب الوردية، الأصناف، العميل، البائع، الكاشير، الماكينة، نقدية، آجلة، كروت ائتمان)

اجماليات الفواتير المسددة بكروت الائتمان خلال فترة محددة (حسب نوع الكارت أو البنك، العميل، الكاشير)

قائمة بالأصناف المستبدلة خلال فترة (حسب الوردية، الماكينة، الكاشير، العميل)

قائمة بعملاء نقاط البيع (المعرفين عن طريق النظام وعن طريق نقاط البيع)

ربحية الأصناف المباعة خلال فترة محددة من خلال نقطة البيع

قائمة بالعجز والزيادة خلال فترة (حسب الماكينة، الوردية، الكاشير)

الهيكل التنظيمي والوظيفي

يتيح النظام أسلوب مرن لتعريف الموظفين بالمنشأة بأسلوب هيكلي تبعاً للإدارات والقطاعات والوظائف.

ملف تفصيلي لكل موظف

يتيح النظام ملف ضخم لكل موظف لإدخال جميع المعلومات الخاصة بكل موظف بما في ذلك المعلومات الشخصية والاجتماعية ووسائل الاتصال بالموظف، ..الخ.

التكيف بسهولة مع اللوائح الداخلية للشركات

يدعم النظام أي أسلوب لنظام اللوائح بالشركات كالحضور والانصراف والإجازات وأساليب الخصومات والعقوبات الخاصة بهذه اللوائح.

التكيف مع قواعد العمل حسب الدولة

يدعم نظام إكسيد قواعد العمل الموجودة بالدول العربية المختلفة، ففي دول الخليج مثلاً، يدعم البرنامج نظام الكفيل، المرافقين، والاقامات،..الخ. بينما يدعم البرنامج بمصر نظام ضريبة كسب العمل بشرائحها المختلفة تبعاً لما يفرضه القانون المصري.

المتابعة الكاملة لأوراق الموظف

بجانب نظام الموارد البشرية يدعم إكسيد نظام أرشيفي للمستندات يمكن من خلاله متابعة جميع متعلقات الموظف الورقية مثل شهادة التخرج وشهادات الخبرة، وغير ذلك من الأوراق الخاصة بالموظف بحيث يقوم النظام بتسجيل جميع الحركات التي تمت على أي ورقة، مع دعم أسلوب تنظيمي للوصول إلى أي من هذه الأوراق بأي وقت.

الخدمة الذاتية للموظف

يتيح النظام لكل موظف إمكانية خدمة نفسه بمعنى أنه يمكنه إصدار طلب سلفة لنفسه أو إصدار طلب إجازة أو الاطلاع على الراتب الخاص به

ترابط كامل مع نظام الحسابات

بمعنى ربط الموظف بالحسابات الخاصة بالرواتب والسلف والعهد وغير ذلك من الحسابات وذلك لعكس التأثير المحاسبي لحظياً مع سندات الموظف.

خطط حضور للموظفين والإدارات

يتيح النظام أسلوب مرن لتعريف خطط حضور وانصراف الموظفين باختلاف طبيعة عملهم، فمثلاً يمكن تعريف خطط حضور لموظفي الإدارة غير تلك الخاصة بعمال المصنع غير تلك الخاصة بعمال الوردية الليلية وهكذا.

خطط الدوامات المتغيرة والدوارة

يتيح النظام تعريف دوامات متغيرة للموظفين والعمال تختلف دورياً بحسب طبيعة العمل فيمكن مثلاً إنشاء خطة دوام تبديلية للعمال بحيث يتبادلون ساعات العمل يومياً أو أسبوعياً أو شهرياً مع إمكانية تعريف دوامات استثنائية بداخل هذه الدوامات للتكيف مع طبيعة العمل.

دعم لماكينات الحضور والانصراف

يدعم النظام أسلوب إدخال معلومات الحضور والانصراف عن طريق الماكينات الآلية الخاصة بذلك، كما يدعم استيرادها من ملف خارجي لإدخالها دورياً على النظام. هذا بخلاف إدخالها يدوياً عن طريق مستندات الحضور والانصراف.

دعم لنظام الساعات المرنة

يسمح النظام بتعريف ساعات مرنة أو ثابتة للموظفين فيمكن مثلاً تحديد خطة دوام ثابتة للعمال من الساعة الثامنة حتى الساعة الرابعة يومياً، بينما موظفوا الإدارات والمبيعات يمكنهم الحضور بتوقيتات مرنة بدون الالتزام بساعات محددة وبالتالي تختلف طريقة حساب التأخير من إدارة لغيرها.

مفردات الرواتب غير محدودة

يمكن تعريف عدد لا نهائي من مفردات الرواتب ذات الطبائع المختلفة مثل الراتب الأساسي والعلاوة وبدل طبيعة العمل وبدل المواصلات و…الخ.

هياكل رواتب تفصيلية

يتيح النظام تعريف هياكل رواتب تفصيلية تختلف باختلاف طبيعة العمل وبالتالي يتم تعريف الراتب حسب طبيعة العمل وليس لكل موظف على حدة، كتعريف هيكل راتب خاص بالمحاسبين وأخر بالمهندسين بدلاً من تعريف رواتب بعدد موظفي المنشأة، ثم بعد ذلك يمكن إضافة خصائص محددة لكل موظف على حدة.

تأثير محاسبي مرن مبني على معلومات وخصائص الموظف

يمكن توزيع مفردات الراتب الخاصة بكل موظف محاسبياً بحسب طبيعة عمل كل موظف فتأثير مفرد الراتب لموظفي الإدارات غير تأثير مفرد الراتب الخاص بالعمال، وهكذا.

طرق مرنة وسهلة لحساب المفردات المتغيرة

قد تدخل في مفردات الرواتب متغيرات مثل الضرائب التي تختلف على حسب شرائح رواتب الموظفين. يتيح النظام أسلوب مرن لتعريف مفردات الرواتب المتغيرة مهما بلغت درجة تعقيدها دون الاحتياج لإدخالها عن طريق سيناريوهات خاصة تستلزم إمكانية تقنية مثل المعرفة بلغات برمجة.

دعم الصرفيات المتعددة للموظف

يدعم النظام أسلوب الصرفيات المتعددة للرواتب مثل الرواتب اليومية والأسبوعية والشهرية والربع سنوية وغير ذلك. فيمكن صرف راتب للعامل أسبوعياً بخلاف الراتب الشهري بخلاف الحوافز الربع سنوية وغيرها، بحيث تكون لكل صرفية مفرداتها الخاصة بها.

ربط بالضرائب – التأمينات الاجتماعية

يمكن ربط مفردات رواتب الموظف بأي من أنظمة الرواتب الإلزامية مثل الضرائب والتأمينات وغيرها.

تنبيهات بالبريد والرسائل القصيرة

يمكن إرسال رسائل بريدية عن طريق الإنترنت ، أو عن طريق رسائل هاتفية “SMS” للموظفين لإخبارهم بتحويل المرتبات على الأرصدة الخاصة بهم، وأي معلومات أخرى.

ربط بعناصر الحضور والانصراف الخاصة بالموظف

يمكن ربط رواتب الموظف بعناصر الحضور والانصراف مثل التأخير والتبكير والساعات الناقصة والإضافية ومن ثم التأثير بالسلب أو الإيجاب على راتب الموظف.

ربط بالسلف

يمكن ربط رواتب الموظف بالسلف الخاصة به بحيث يتم اقتطاع أقساط محددة للموظف من الراتب الشهري خلال فترة معينة، كما يمكن إيقاف اقتطاع السلفة بفترة معينة أو إعفاء الموظف من بعض أو كل أقساط السلفة.

ربط بتقييمات الأداء الشهرية للموظف

يدعم النظام أسلوب مؤشرات الأداء الشهرية بحيث يتم ربط مفرد راتب بهذا المؤشر ومن ثم التأثير على راتب الموظف بالسلب أو بالإيجاب.

ربط بالمكافآت والجزاءات

يدعم النظام أسلوب المكافئات والجزاءات المادية وربطها بالراتب وأيضاً المكافئات والجزاءات المعنوية مثل لفت النظر وغير ذلك.

طرق مرنة لحساب المخصصات

يمكن ربط مفردات رواتب الموظف بأي من المخصصات مثل مخصص نهاية الخدمة ومخصص العناية الصحية وغيرها ، مثل 8% في أول ثلاث سنين ثم 12 % من السنة الرابعة وهكذا. يتم ذلك أيضاً دون الحاجة للجوء إلى سيناريوهات برمجية يتم العودة فيها للشركة المطورة للبرنامج.

ربط بالسيارات

بمعنى تحميل قيمة مخالفات – أعطال السيارة أو جزء منها على المسئول عن السيارة بمعايير محددة.

أنواع إجازات متعددة لكل موظف

يتيح النظام تعريف أنواع إجازات متعددة كالعارضة والاعتيادية والرسمية…الخ.

سير عمل متعدد لطلبات الإجازة

يمكن تحديد سير عمل لطلب الإجازة بحيث يتم الموافقة عليها باختلاف طبيعة الإجازة فالإجازة ثلاثة أيام مثلاً يمكن أن تدخل في دورة موافقة غير الإجازة الأكثر من ذلك بحسب طبيعة ولوائح الشركة.

ربط نوع الإجازة بالمفردات المستحقة خلال الإجازة

يمكن ربط الإجازة بمفرد الراتب بحسب نوعها فالإجازة المرضية مثلاً لا تؤثر على حوافز الموظف، بينما الإجازات الأخرى تؤثر وهكذا.

ربط الإجازة بمعلومات الموظف (الوظيفة – الجنسية – الديانة – النوع)

يمكن ربط الإجازات بحسب طبيعة الموظف من حيث درجته الوظيفية فالموظفين القدامى مثلاً يحق لهم إجازة لمدة شهر بينما صغار الموظفين ليسوا كذلك، كما يحق للمرأة دون الرجل وللمسلم دون غيره وللمواطن دون الأجنبي وغير ذلك من المحددات التي تؤثر على طبيعة الإجازة.

ترحيل الإجازات من عام لأخر وبدلات الإجازات

يسمح النظام بترحيل الإجازات من عام إلى عام أخر – أعوام أخرى – أو إعطاء الموظف بدل للإجازات التي لم يأخذها بدلاً من ترحيلها للسنوات التالية.

أنواع متعددة للسلف

يتيح النظام تعريف عدد لا نهائي من أنواع السلف من خلال ملف خاص بذلك، فمثلاً يمكن تعريف سلفة زواج، وسلفة رمضان، وسلفة تكاليف عملية…..، وهكذا. يفيد هذا التصنيف في أسلوب تعامل المنشأة مع الموظف حيال السلفة، فسلفة تكاليف العملية مثلاً يمكن إسقاطها أو إسقاط جزء منها عن الموظف.

مرونة في تحديد خطة السداد والأقساط وتعديلها أثناء السداد

يسمح النظام بمرونة كبيرة في تحديد خطة السلفة من حيث عدد الأقساط وقيمة كل قسط، كما يسمح النظام بتعديل هذه الخطة بعد فترة من سدادها ثم إعادة حساب عدد الأقساط وقيمة كل قسط.

متابعة الأقساط والمسدد والمتبقي

يستطيع المستخدم متابعة الأقساط المسددة وغير المسددة والتعرف على قيمة المبلغ المتبقي، كما يسمح النظام بربط سداد السلفة براتب الموظف بحيث يقوم النظام بخصم قيمة القسط آلياً من المرتب ومن ثم إنقاص قيمة السلفة.

إسقاط السلفة

يسمح النظام بإسقاط السلفة أو جزء منها عن الموظف، كما يسمح النظام بتعطيل الأقساط خلال فترة محددة ثم إعادة السداد.

تصنيف للمكافآت والجزاءات

يتيح النظام تعريف أكثر من نوع للمكافآت والجزاءات سواء مادية أو عينية. من خلال ملف نوع مكافأة/جزاء يمكن تعريف عدد لا نهائي منها.

ربط المكافآت والجزاءات النقدية بالراتب

يمكن ربط المكافأة أو الجزاء بالراتب بحيث يزداد أو يقل الراتب نتيجة لذلك. لدعم هذه الخاصية يدعم النظام أسلوب مؤشرات الأداء بحيث يتم إعطاء الموظفين درجات لهذه المؤشرات لتنعكس بعد ذلك على رواتبهم.

متابعة تفاصيل المكافآت والجزاءات لكل موظف

يوفر النظام سند خاص بمكافأة/جزاء للموظف بحيث يمكن استخدام سندات المكافأة والجزاء في إصدار تقارير لمتابعة تفاصيل المكافآت والجزاءات الخاصة بكل موظف.

متابعة احتياجات كل إدارة

يسمح النظام بإدخال احتياجات كل إدارة من الموظفين للبدء بعد ذلك في استقدام موظفين جدد تبعاً لاحتياجات كل إدارة.

متابعة المتقدمين للعمل

من خلال ملف المتقدمين للعمل يمكن تسجيل بيانات شاملة عن المتقدمين للعمل مثل معلومات الاتصال والمعلومات الشخصية ونتائج الاختبارات التي تمت لهم.

متابعة التوظيف من العرض الوظيفي للقبول أو الرفض

يتيح النظام مجموعة من السندات لمتابعة الموظفين من التقدم للوظيفة وحتى القبول أو الرفض من خلال سندات فرص العمل والاختبارات ونتائجها وعروض العمل ومباشرة العمل.

ربط بنظام البريد الإلكتروني

يسمح النظام بإرسال عروض توظيفية للمقبولين أو الاعتذار عن عدم القبول آلياً عن طريق البريد الإلكتروني.

التقاعد والفصل

من خلال سندات إنهاء الخدمة يمكن إنهاء عمل أي من الموظفين مع بيان سبب الإنهاء مثل الفصل أو التقاعد أو الاستقالة.

إخلاء الطرف

يوفر النظام أيضاً أسلوباً لإخلاء طرف الموظف حال اقالته أو استقالته.

مرونة في تعريف أسئلة التقييم وتجميع الأسئلة لكل نوع من أنواع التقييم

يسمح النظام بإدخال عناصر تقييم متعددة مع وضع معدل لكل عنصر وللوصول إلى التقييم النهائي من مجموع التقييمات المدخلة. فمثلاً يمكن وضع عنصر تقييم للالتزام بالحضور والانصراف، وعنصر اخر للمظهر الخارجي، وعنصر بجودة المهام المكلف بها…الخ.

مستويات تقييم متعددة (رئيس – مرؤوس – زملاء – ذاتي – خارجي)

يسمح النظام بإدخال تقييم الموظف من خلال الموظف نفسه أو من خلال رئيسه في العمل، ومرؤوسيه وزملائه أو من خلال طرف خارجي كالعملاء والموردين.

الترقيات

من خلال أحد مستندات النظام يمكن ترقية الموظف من وظيفة لأخرى.

متابعة جدول المهارات لكل موظف / وظيفة

يمكن تعريف مهارات لكل موظف وإعطاء تقدير لكل مهارة (ضعيف، جيد، جيد جداً، ممتاز)، وبالتالي يمكن التعرف على جميع المهارات الخاصة بكل موظف، الأمر الذي يساعد المنشأة في التعرف على الدورات التي يحتاجها كل موظف.

متابعة عملية التدريب والتطوير (تخطيط – بدء – دورات – تقييم دورات – المخطط مقابل الفعلي – تحديث تلقائي لجدول المهارات)

يمكن تعريف دورات تعليمية وتعريف المهارات المرجوة من كل دورة. يسمح النظام بعمل خطة تدريب خلال فترة معينة، يتم فيها تحديد الموظفين المخطط لهم دورات محددة مع إدراج المهارات المطلوبة، كما يتيح النظام عمل تقييم لكل دورة وهي تقييم الدارس للدورة، والمدرس لها، ولتقييم الدورة نفسها، بالإضافة للتعرف على المخطط من الدورة مقابل الفعلي بحيث يمكن التعرف على مدى جدوى هذه الدورة، ثم يقوم النظام آلياً بتحديث مهارات الموظفين بجدول المهارات الخاص بكل موظف.

متابعة كل المركبات بالمؤسسة (مملوكة أو مؤجرة)

يسمح النظام بمتابعة جميع السيارات الموجودة بالمنشأة، حيث يمكن تعريف كل سيارة بالمنشأة من خلال سجل خاص بها بملف السيارات وتحديد ما إذا كانت هذه السيارة مملوكة أم مؤجرة مع تحديد الخواص الخاصة بكل سيارة مثل رقم الشاسيه، اللون، الموديل، وعدد الكيلومترات المستنفذة من كل سيارة:…الخ.

متابعة كل إجراءات المركبات (تجديد رخصة – صيانة – حوادث – مخالفات مرورية)

من خلال نافذة خاصة، يمكن متابعة جميع الإجراءات التي تمت على كل سيارة مثل تجديد الرخصة والصيانة التي تمت على السيارة والحوادث والمخالفات المرورية.

ربط المخالفات بالراتب

يسمح النظام بتحميل المسئول عن السيارة قيمة المخالفة أو نسبة منها وخصم ذلك من الراتب.

خطط توصيل للموظفين

يسمح النظام بتحديد خطة لتوصيل الموظفين باختلاف مواعيد الركوب والنزول لكل موظف.

مكونات المنتح: يسمح النظام بتعريف عدد لا نهائي من المكونات لكل منتج مع ربط كل مكون بعملية التشغيل الخاصة به، وطريقة صرف كل مكون من المخزن سواء صرفه آلياً بالعملية أو يدوياً، مع تسجيل معلومات تفصيلية عن كل مكون من حيث الكمية والوحدة والابعاد ونسبة الانتاجية وغير ذلك.

من خلال مكونات المنتج أيضاً، يمكن توصيف المنتجات الثانوية الناتجة من تصنيع المنتج النهائي مع بيان الكمية ونسبة التكلفة الخاصة بكل منتج ثانوي.

عمليات التشغيل: يدعم النظام تعريف عمليات التشغيل المتعاقبة لكل منتج نهائي مع تسجيل كافة المواصفت الخاصة بكل عملية بالاضافة لتعريف الموارد الخاصة بكل عملية متضمنة مدة عمل كل مورد وطريقة تحميله على العملية مع تحديد التكلفة وغير ذلك.

موارد التشغيل والأنشطة: يدعم النظام ملف كامل لتعريف موارد التشغيل سواء عمال أو ماكينات تشغيل مع ربطها بنظامي الموارد البشرية والأصول الثابتة، مع تحديد معدل التكلفة الخاصة بكل مورد. يدعم النظام أيضاً عدة حسابات أستاذ لكل مورد. من ناحية أخرى فإن النظام يسمح بتعريف عدد لا نهائي من الأنشطة بحيث يمكن لكل مورد أن يقوم بأكثر من نشاط وفقاً لطبيعة عملية التشغيل.

صالات الانتاج: يدعم النظام تعريف أي عدد من صالات الانتاج مع تعريف الموارد الموجودة بكل صالة وعدد كل مورد بالاضافة لساعات التشغيل المتاحة لكل مورد.

التكاليف الغير مباشرة: يدعم النظام عدة طرق مختلفة لتحميل التكاليف الغير مباشرة على أمر الانتاج مثل تحديد قيمة لكل ساعة مورد أو قيمة لكل ساعة آلة أو نسبة من تكلفة المواد الخام أو نسبة من تكلفة الموارد، إلى غير ذلك من طرق التكاليف الغير مباشرة.

يدعم النظام كافة المستندات التي تغطي العملية التصنيعية بداية من إصدار طلب أمر الانتاج وحتى إغلاق أمر الانتاج وتكليف المنتج النهائي.

أمر الانتاج : من خلال مستند أمر الانتاج يتم تحديد كمية المنتج النهائي ومواصفات المنتج متضمنة مكونات الصنف وعمليات التشغيل والمنتجات الثانوية بالاضافة لكم ضخم من المعلومات الاخرى مثل رقم الشحنة وتواريخ الانتاج ومواصفات الجودة وغير ذلك.

تنفيذ الانتاج : من خلال مستند تنفيذ الانتاج يمكن تنفيذ أحد عمليات التشغيل – أو عدة عمليات تشغيل – للمنتج المصنع لأمر انتاج محدد، كما يسمح النظام بتنفيذ عدة عمليات تشغيل على أكثر من أمر انتاج دفعة واحدة.

تسليم وارتجاع المنتجات: لتسليم المنتجات المصنعة أو ارتجاعها للمخزن متضمنة في ذلك المنتجات الثانوية الخاصة بأمر الانتاج.

صرف وارتجاع المواد الخام: لتسليم وارتجاع المواد الخام التي تم التخطيط لها مسبقاً بأمر الانتاج.

سند الموارد: يسمح النظام بتحميل ساعات التشغيل الخاصة بالموارد (عمال/آلات) على أي من عمليات التشغيل المختلفة لأمر الانتاج.

استلام تالف: يسمح النظام باستلام التلفيات الخاصة بأمر الانتاج، كما يدعم النظام عدة طرق لتكليف هذه التلفيات محاسبياً وتحميلها على أمر الانتاج، حسب رغبة المنشأة

إغلاق أمر الانتاج: بمجرد إغلاق أمر الانتاج، يقوم النظام بتجميع التكاليف الخاصة بالمواد الخام المنصرفة وساعات عمل الموارد والتكاليف الغير مباشرة ليقوم النظام بتكلفة المنتج النهائي وإيقاف العمل على أمر الانتاج.

تسويات إغلاق أمر الانتاج

في بعض الاحيان تكون التكلفة الغير مباشرة التي تم التخطيط لها بأمر الانتاج مختلفة بدرجة كبيرة عن التكلفة الواقعية كفاتورة كهرباء غير متوقعة مثلاً، يتيح النظام من خلال مستند تسويات إغلاق أمر الانتاج بإعادة حساب تكلفة أمر الانتاج الذي تم إغلاقه بالفعل ومن ثم إعادة تكلفة المنتجات المصنعة مع الأخذ في الاعتبار جميع الحركات التي حدثت قبل التسوية مثل عمليات البيع وخلافه.

يتكامل التصنيع مع باقي أجزاء النظام حيث يتم استحضار المواد الخام من الأصناف التي تم تعريفها بنظام المخزون كما يتم استخدام العمال والآلات التي تم إدخالها بنظامي الموارد البشرية والأصول الثابتة في تنفيذ عمليات التشغيل. تقوم سندات تسليم المنتج النهائي وارتجاع المواد الخام آلياً بانشاء سندات توريد ليتم توريد هذه الأصناف للمخازن آليا كما يقوم النظام فور إصدار سندات ارتجاع المنتج النهائي وصرف المواد الخام بإصدار سندات صرف مخزني لصرف هذه الأصناف من المخزن. يسمح النظام أيضاً باستخدام مستند ضبط الجودة “Quality control document” والخاص بالتأكد من مطابقة الأصناف لمعايير الجودة بالمنشأة بالمنتجات المصنعة، كما يسمح النظام أيضاً باستخدام مستند ضمان الجودة “َQuality assurance document” للتأكد من أن جميع عمليات التحقق من الجودة قد تمت بشكل سليم.

تم تصميم نظام التصنيع بإكسيد بحيث يتوائم مع جميع طرق التصنيع المختلفة ومن أمثلة ذلك التالي:

يدعم النظام سحب الاصناف بجميع طرق السحب مثل سحب الخامات يدوياً عن طريق المستخدم أو آلياً مع تنفيذ العملية أو مع تسليم المنتج النهائي

يمكن تحميل الموارد يدوياً من خلال سند الموارد عن طريق المستخدم أو آلياً بمجرد تنفيذ العملية ليقوم النظام بإصدار سند الموارد آلياً.

يسمح النظام بتكلفة الموارد بالصنف بحيث تزداد التكلفة تبعاً لزيادة الكمية، أو بالشحنة.

تم تصميم نظام التصنيع بإكسيد بحيث يساعد المستخدم على إدخال بيانات التصنيع والتعامل معها بشكل مرن، ومن أمثلة ذلك:

يرفع النظام عن المستخدم عبء تحديد الكميات المعيارية للمواد الخام اللازمة لانتاج المنتج النهائي فيكفيه فقط تحديد كمية ووحدة المادة الخام بمقابل كمية ووحدة المنتج النهائي بأي طريقة فعلية كأن يتم تحديد 3 لتر من المادة الخام لكل 1.5 طن من المنتج النهائي.

يمكن للمستخدم تنفيذ عدة أوامر انتاج بحيث يمر كل أمر انتاج على عدة عمليات تنفيذ دفعة واحدة.

يسمح النظام بتسليم المنتج النهائي والمنتجات الثانوية وذلك من خلال مستند تنفيذ عملية التشغيل.

يدعم النظام تعريف عمليات قياسية متضمنة كافة تفاصيل العملية وجميع الموارد الخاصة بها بحيث يتم استدعائها مباشرة بعمليات التشغيل بدلاً من إدخال كافة تفاصيل العملية عند تعريف عمليات التشغيل في كل مرة.

يمكن للمستخدم الاطلاع على كافة المستندات المرتبطة بأي من مستندات التصنيع بسهولة كمستندات التوريد الخاصة بمستند تسليم المنتج، ومستند ارتجاع المواد الخام. يفيد هذا الاسلوب في التعرف على تفاصيل كل عملية تصنيعية، فكافة مستندات التصنيع على سبيل المثال يمكن الاطلاع عليها من خلال نافذة المستندات المرتبطة بمستند أمر الانتاج

يدعم إكسيد نظاماً خاصاً بالتخطيط للمنتجات الصناعية بحيث يتم الانتاج تبعاً لخطة مدروسة وفقاً للموارد المتوفرة والمبيعات المتوقعة.

سيناريوهات متعددة

يمكن للمنشأة من خلال نظام إكسيد تعريف عدة سيناريوهات لتسجيل عدة توقعات تبعاً لوجهات النظر المختلفة والمقارنة بينها. يضع النظام عدة آليات لتمييز السيناروهات المختلفة وفقاً لنسبة توقع كل منهم، حيث يفرق النظام بين المنتجات المؤكد تصنيعها والتي صدر لها أوامر بيع بالفعل بفترات محددة، وبين المنتجات المتوقعة من خلال سندات التوقعات التي يدعمها النظام، وبين المنتجات المتوقعة من خلال الطلبات اليدوية والتي تم إصدارها وفقاً لرؤية مدير التخطيط.

سندات التخطيط

من خلال سندات التخطيط يمكن لصاحب القرار الاختيار بين التوقعات المختلفة بفترة محددة ليقوم النظام آلياً بسردها، ومن ثم دمجها للتعرف على الكميات المطلوب تصنيعها لكل منتج، وكميات المواد الخام المطلوب شراؤها. يسمح النظام من خلال سند التخطيط بإصدار أوامر إنتاج وطلبات أوامر إنتاج تبعاً للمنتجات المطلوبة، كما يمكن إصدار أوامر شراء للمواد الخام اللازمة لإنتاج هذه المنتجات.

نساعدك على التخطيط

يوفر نظام إكسيد عدة آليات تساعد صاحب القرار في تنفيذ التخطيط السليم، فعلى سبيل المثال، عند سرد الأصناف بنافذة المطلوب بسند التخطيط، يقوم النظام بعرض الكميات المتاحة حالياً من المنتج والكميات المتوقع دخولها للمخازن والكميات المتوقع خروجها وذلك من أجل اتخاذ القرار السليم في تحديد الكميات المطلوبة والتي سيصدر لها أوامر إنتاج.

يسمح النظام بعرض الكميات المتاحة والمتوقع دخولها وخروجها بأي مستوى من التعقيد حيث يقوم النظام بالتفرقة بين الكميات الخاصة بمخازن المنشأة والكميات الخاصة بالموزعين، كما يمكن تحديد طريقة حساب الكميات المتاحة والمتوقعة من خلال معادلات يطلبها العميل بنفسه، فيتم احتسابها مثلاً على مخازن محددة دون غيرها، أو بناءاً على سندات مبيعات أو مشتريات بفترات محددة أو محددات أخرى، الأمر الذي يعطي لنظام التخطيط مرونة فائقة في التكيف مع طبيعة عمل المنشأة.

يدعم النظام أيضاً إصدار أوامر شراء تخطيط والتي تتميز عن أوامر الشراء بوصف تفصيلي لنسب استخدام كمية المواد الخام المطلوبة بمنتجات التصنيع المختلفة والتي تساعد الإدارة في التعرف على مدى احتياج المنشأة من كل صنف واتخاذ القرار المناسب بعملية الشراء وفقاً لظروف السوق.

• طلبات أوامر الانتاج خلال فترة محددة
• أوامر الانتاج خلال فترة محددة (المنتهية، المغلقة، المبدئية، جارية التنفيذ)
• المنتجات المستلمة لأمر انتاج محدد (عدة أوامر انتاج) خلال فترة محددة
• المنتجات المرتجعة لأمر انتاج محدد (عدة أوامر انتاج) خلال فترة محددة
• التلفيات الخاصة بأمر انتاج محدد (بعدة أوامر انتاج) خلال فترة محددة
• التنفيذات المنفذة على أمر انتاج محدد (بعدة أوامر انتاج) خلال فترة محددة
• نسب انحراف المنتجات الفعلية عن المنتجات المخططة لأمر انتاج محدد (المنتجات المستلمة، المنتجات الثانوية)
• نسب انحراف المواد الخام عن المخطط لها لأمر انتاج محدد (أو عدة أوامر انتاج)
• المواد الخام اللازمة لإنتاج كمية محددة من الأصناف المصنعة
• المواد الخام المنصرفة لأمر انتاج محدد (عدة أوامر انتاج) خلال فترة محددة
• المواد الخام المرتجعة لأمر انتاج محدد (عدة أوامر انتاج) خلال فترة محددة
• قائمة بأوامر الشراء المخططة خلال فترة
• قائمة بالسيناريوهات المعرفة
• سندات التوقعات خلال فترة
• سندات التخطيط خلال فترة
• نسب انحراف المواد المنتجة عن المتوقع خلال فترة محددة

يدعم نظام إكسيد للمقاولات كافة مراحل المشروع المختلفة بداية من استلام كراسة الشروط وتسجيل جميع البنود والشروط الخاصة بها، مروراً بتسجيل المقايسات المختلفة ، و تسجيل عقد المشروع بكافة تفاصيله بناءاً على كراسة الشروط أو المقايسة، ثم إصدار المستخلصات كما تم التخطيط لها في العقد، وحتى اصدار المستخلص النهائي وإغلاق المشروع. تعمل هذه الدورة بصورة متوازية مع عقود مشاريع الباطن الداخلة ضمنياً بالمشروع .

يوفر النظام ملفات مستقلة لأهم عناصر المقاولات، بحيث يتم استدعائها بمستندات النظام، بما يخدم عمليات البحث والمطالعة. يدعم النظام تعريف سجل مستقل لكل مشروع، وسجل خاص بكل عنصر من عناصر التكلفة المباشرة الخاصة بعمل المقاولات، وملف وافي لتعريف مقاولين الباطن مع تسجيل كافة بيانات الاتصال والحسابات الخاصة بكل مقاول وملف اخر لتعريف الاستشاريين بالاضافة لملفات مناطق العمل وتصنيفات البنود والشروط القياسية ، والبنود القياسية. هذا الكم من البيانات يعطيك المرونة اللازمة لتسجيل المستندات الخاصة بالمشاريع بسهولة ويسر، وخاصة تلك الدورية والمتكررة منها.

دعم النظام إنشاء سجل شامل لكل عقد مشروع، حيث يتم إدخال جميع البيانات الخاصة بهذا المشروع متضمنة الجهة التي تم التعاقد معها وتاريخ بداية ونهاية العقد واسم الاستشاري وإجمالي التكلفة بالاضافة للحسابات الخاصة بهذا العقد. يوفر النظام أيضاً صفحة خاصة لإدراج الشروط والبنود الخاصة بالعقد مع آلية ربطها بالشروط والبنود القياسية، كما يمكن من خلال سجل العقد الاطلاع على كافة العقود الخاصة بمقاولين الباطن والمتعلقة بمشروع العقد.
يتعامل نظام إكسيد مع كل عقد كذمة مستفلة، حيث قد تستمر مدة المشروع لشهور وربما أعوام، لذلك فالتعامل مع العقد كذمة يسمح باطلاق كشوف حسابات للعقود، الأمر الذي يساعد متخذ القرار على التعرف على مدى ربحية وكلفة كل مشروع في أي فترة من فترات المشروع.

يدعم النظام متابعة ما تم تنفيذه من المشروع وذلك من خلال مستندات حصر الكميات والتي يتم من خلالها ادخال نسبة التنفيذ الخاصة بكل بند من بنود المشروع ومقارنتها بما تم التعاقد عليه، ثم بعد ذلك اصدار المستخلصات الخاصة بالمشروع بناءاً على ما تم تنفيذه.

يتم الانفاق على مشاريع المقاولات بصور مختلفة ومتشعبة، الامر الذي يتطلب نظام تكلفة قوي وفعال خاص به. يوفر النظام من خلال ملف التكلفة المباشرة إدخال عدد لا نهائي من عناصر التكلفة وربطها بكل من المواد الخام، العمالة، مقاول الباطن، أو بمحدد اخر. يتم استخدام هذه العناصر في إصدار كروت تحليلية للاطلاع على خطة تفصيلية بجميع تكاليف المشروع ومن ثم تحديد هامش الربح والسعر النهائي لمشروع المقاولة. من ناحية أخرى يعتمد النظام طريقة تقسيم المشروع إلى بنود وتقسيم كل بند إلى بنود فرعية ومراحل عمل ومن ثم متابعة التكلفة أولاً بأول. يدعم النظام أيضاً تسجيل تكاليف كل بند بحسابات ومراكز تكلفة مستقلة، ومن ثم الوقوف على حجم التكلفة الخاصة بكل بند على مستوى كل مشروع أو على مستوى عدة مشاريع مختلفة.

يدعم النظام مستندات مستقلة لمقاولين الباطن، تنتهج نفس النهج الخاص بمقاولات المنشأة. يمكن ربط مشروع مقاولة الباطن بأحد بنود عقد المقاولة أو بعدة بنود أو بكامل المشروع، يمكنك متابعة المشاريع الباطنة بشكل موازي مع المشروع الاصلي بحيث يمكن الوقوف على التكلفة الاجمالية في أي لحظة.

يدعم النظام الدفعة المقدمة والخصم منها آلياً من خلال مستخلصات المشروع، كما يدعم تأمين الاعمال التي تسترد قيمتها في نهاية المشروع ، وضمان الاعمال التي تسترد قيمتها بعد انتهاء المشروع بفترة زمنية، كما يمكن تطبيق الخصم الآلي للتأمين والضمان والضرائب مع المستخلصات العادية والمستخلص الختامي. من ناحية أخرى يمكن للادارة الهندسية إدخال نسب الاتمام يوميا او اسبوعيا مما يسمح بمتابعة حالة المشروع أولاً بأول بالمستخلصات، حيث
بقوم النظام بمتابعة الكميات التي تمت عليها مسخلصات سابقة و مقارنتها بنسب الاتمام الحالية و عمل المستخلص بالفروق، كما يمكنك تحديد شرط أو اكثر لكل بند أو لكل مرحلة أو للعقد كاملا. تتكامل الشروط مع المستخلصات بحيث يقوم النظام بالبحث عن الشروط و ادراج قيمها آليا. فضلاً عن ذلك فإن النظام يسمح بنسبة سماحية بالمشاريع بمعنى أن يتم السماح للمقاول بزيادة الكميات بنسبة 10% مثلاً من عقد المقاولة، بحيث يتحمل المقاول أي تكاليف إضافية حال تخطي هذه النسبة.

من خلال نافذة الشروط القياسية يتم التخطيط للدفعات المقدمة وتأمين الاعمال وضمان الاعمال، وغير ذلك من المستحقات المرتبطة بمراحل المقاولة، حيث يتم تعريف طريقة حسابها سواء بالاضافة أو بالاستقطاع مع ربطها بنسبة الاتمام أو انتهاء العقد أو بالمستخلص الختامي،..الخ. كما يمكن تعريف أقصى قيمة للشرط سواء بالقيمة أو بالنسبة وتحديد امكانية التعديل في قيمة الشرط من خلال المستخدم، فضلاً عن تحديد الحسابات ومراكز التكلفة المتأثرة بكل شرط. يقوم النظام آلياً بتجميع هذه الشروط ليتم تطبيقها مع كل مستخلص أو مع المستخلص الختامي وخلافه وفقاً لما تم تحديده مسبقاً بعقد المقاولة.

تتميز أسعار المقاولات بأنها غير نمطية فليس معنى أن قطعة الرخام بالابعاد (متر * متر) تساوي 400 ريال مثلاً، فإن هذا يعني بالضرورة أن القطعة (2 متر * 2 متر) تساوي 1600 ريال، ففي بعض المقاولات يختلف سعر الوحدة بحسب الطول أو المساحة وغير ذلك. كما يمكن تعريف أقل طول للسعر وأقل عرض، كأن تكون طريقة تسعيرالصنف من الطول 100سم وحتى 150 سم مغاير لطريقة تسعير الصنف من 150 سم وحتى 200 سم. ، لذلك فإن نظام إكسيد يوفر قوائم تسعير يمكن من خلالها إدخال أسعار لا نهائية بحسب الطول والمساحة والحجم، وغير ذلك.

• قائمة بعقود المقاولات خلال فترة محددة
• المواد الخام اللازمة لعقود المشاريع خلال فترة
• الموارد اللازمة لعقود المشاريع خلال فترة
• قائمة بالمشاريع التي على وشك الاتمام حسب نسبة الاتمام
• المستخلصات الخاصة بمشروع أو بعدة مشاريع خلال فترة
• التنفيذات الخاصة بمشروع أو بعدة مشاريع خلال فترة والتي لم يتم عمل مستخلصات عليها
• التكاليف اللازمة للمشروع (طبقاً للمقايسة، كراسة الشروط، كارت التحليل)
• طلبات رفع المقاسات التي لم يتم إصدار سندات مقايسة بها

صمم نظام إدارة المشاريع بحيث تكون الاعمال المستنفذة للموظفين تحت رقابة محكمة من قبل المديرين، حيث يقوم الموظف بعد الانتهاء من تسجيل الوقت المستنفذ من المهمة بطلب الموافقة من المدير المباشر والذي يقوم بدوره بتقييم عمل الموظف في هذه المهمة بناءاً على حجمها والوقت الذي تم تسجيله فيها ومقارنته بالوقت المخطط لها، ليقوم بعد ذلك المدير إما بقبول الوقت المسجل ومن ثم تحميل التكلفة الخاصة بها على المشروع أو برفض هذا الوقت ليقوم الموظف بتصحيح البيانات.

يمكن ضبط نظام إكسيد بحيث يتم تتبع مهام المشروع من قبل المديرين بأي طريقة، فيمكن مثلاً إظهار إشعار للمدير بواجهة النظام أو إرسال رسالة بالبريد الالكتروني الخاص به أو عن طريق الرسائل القصيرة “SMS”.

يتكامل نظام إدارة المشاريع مع نظام الموارد البشرية الذي يدعمه إكسيد تكاملاً تاماً، حيث يتم التعامل مع الموظفين الذين تم إدخالهم بنظام الموارد البشرية، كما يمكن مقارنة الحضور والانصراف الذين تم إدخالهم بنظام الموارد البشرية بفترات التشغيل الخاصة بالمهام حيث يمكن بسهولة اكتشاف المهام التي تتناقض مع مواعيد الحضور والانصراف الفعلية، كما يمكن ربط المهام المنفذة براتب الموظف، بحيث يتقاضى الموظف الراتب بناءاً على ما تم تنفيذه وفقاً لأي معادلات تضعها المنشأة. من ناحية أخرى يتكامل نظام التقييم الذي يدعمه إكسيد بالموارد البشرية مع نظام إدارة المشاريع بحيث يتم التقييم بناءاً على جودة المهام المنفذة.

يساعدك نظام إدارة المشاريع على توفير الوقت والجهد بأقصى قدر ممكن، فبعض المشاريع تتشابه إلى حد كبير، فيوفر النظام على المستخدم عناء إعادة التخطيط للمشروع وتعريف المراحل الخاصة به، وإنما يمكن استنساخ مشاريع كاملة مكتملة التخطيط الخاص بالمراحل والمهام ليتم العمل عليها مباشرة، كما يمكن استنساخ مراحل محددة بالمشروع مع تخيير المستخدم بتضمين المهام. يوفر أيضاً النظام للمستخدم آلية لتسجيل مصروفات بأي من المهام الموكلة إليه حيث يسمح بتعريف أي عدد من بنود المصروفات ليقوم المستخدم بإصدار طلب مصروف لتتم الموافقة عليه أو إصدار سند مصروف مباشرة. تتم جميع إجراءات المصروفات من داخل نظام إدارة المشاريع توفيراً على المستخدم.

يدعم النظام أيضاً طرق سريعة لإصدار فواتير للعميل بحيث يتم تجميع الفواتير الخاصة بعميل محدد أو عدة عملاء، كما يدعم النظام أيضاً نظام الفواتير الدورية التي تتكرر باستمرار كل فترة مع العميل بناءاً على خدمة دورية تقوم بها الشركة.

من خلال نظام إدارة المشاريع والتقارير التي يدعمها نظام إكسيد، يمكن تحليل كافة جوانب النشاط الخدمي الذي تقوم به المنشأة للوقوف على نقاط القوة والضعف، فعلى سبيل المثال سيعطي النظام مؤشرات عن مدى التزام الموظفين بتنفيذ المهام الموكلة اليهم، ومن ثم توزيع المهام بحسب كفاءة كل موظف بكل مشروع ، ومدى احتياج المنشأة لموارد أخرى لتقليل الفترة الزمنية اللازمة لإنجاز المشاريع المطلوبة، كما يدعم النظام صاحب القرار في الاطلاع لحظياً على نسبة المهام المنفذة وتوقع الفترة الزمنية اللازمة لإنجازها.

• بيان بمدى الالتزام بالمهام المخططة خلال فترة محددة (تبعاً للموظف)
• بيان بتكلفة المشاريع خلال فترة محددة تبعاً لساعات التنفيذ الفعلية
• بيان بانحراف التكلفة الفعلية عن التكلفة المخططة
• بيان بإجمالي الفواتير الصادرة (لمشروع محدد، لعدة مشاريع خلال فترة)
• بيان بالمهام المطلوبة خلال فترة محددة (تبعاً للموظف)
• بيان بالمهام المنفذة خلال فترة محددة (تبعاً للموظف ونوع المهمة من حيث كونها مقبولة أو مرفوضة)
• المصروفات الصادرة خلال فترة محددة (تبعاً لبند المصروف، العميل، الموظف، المشروع)
• المصروفات المطلوبة خلال فترة محددة بناءً على طلبات المصاريف الصادرة

يدعم النظام بيئة تنظيمية مرنة لإدارة المشاريع، حيث يتم تقسيم العمل إلى مشاريع ثم تقسيم هذه المشاريع إلى مراحل، كل مرحلة تمثل نسبة محددة من المشروع مع تحديد تاريخي البداية والنهاية لكل مرحلة، كما يدعم النظام أيضاً تنظيم الاعمال المطلوبة من الموظفين بحيث يتم تعريف أي عدد من مهمات العمل لكل مرحلة من مراحل المشروع ليقوم الموظف أو مجموعة موظفين بتنفيذ هذه المهمة حتى إتمامها.

يسمح النظام بتسجيل كافة البيانات الخاصة بالعقار كموقع العقار وعنوانه وبيانات المالك والمشتري بالإضافة لإمكانية إدراج أي عدد من الملاك مع تحديد نسبة التملك الخاصة بكل مالك، مع إمكانية إرفاق أي عدد من المستندات بكل سجل عقار مثل عقود البيع أو الإيجار وصورة بطاقة المالك وغير ذلك.

يدعم أيضاً النظام إدخال معلومات تفصيلية عن العقار مثل المساحة وعرض الشوارع المحيطة والجهات المختلفة وغير ذلك.

يدعم النظام خمس ملفات رئيسية لأنواع العقارات المختلفة حيث يتم تعريف الأراضي والتي تتضمن مربعات، كل مربع يحتوي عدداً من البلوكات واتي تتكون من عدد من المباني وصولاً في النهاية إلى الوحدات السكنية. بالطبع يسمح النظام بتغيير هذه المسميات تبعاً للنظام المعمول به.

يدعم النظام كافة المعاملات التجارية الخاصة بالعقارات ومن أمثلة ذلك

• بيع العقار نهائياً مع تحديد نسبة خصم للبيع النقدي وسعر مختلف بحسب عدد الأقساط

• تقسيط قيمة العقار على أقساط متعددة مع تحديد قيمة كل قسط، كما يوفر النظام آلية لسرد دفعات الأقساط بناءاً على نظام التقسيط المتبع.

• يدعم النظام كافة تفاصيل عملية البيع كسعر الوحدة، والدفعة المقدمة، والمدفوع من الحجز، ونسبة السعي من كل من المالك والمشتري.

• إمكانية حجز العقار بعربون محدد بحيث لا يمكن بيع العقار ما لم يتم رد العربون

يدعم النظام حجز العقار سواء بحجوزات مؤقتة مع تحديد صلاحية الحجز أو حجز طبيعي مع تحديد قيمة الحجز وأطراف التعاقد ومواصفات العقار المحجوز ليقوم المستخدم على إثر ذلك إما بتأكيد الحجز لإنشاء عقد بيع نهائي أو بإلغائه.

بدون الخروج من وحدة الاستثمار العقاري يمكن للمستخدم إصدار السندات التالية:

• سندات التحصيلات الخاصة بالإيجارات والمبيعات والحجوزات مع إدراج كافة التفاصيل كالمبلغ المحصل ونوع البند المحصل (بيع، تأمين، تكاليف صيانة ،سعي….الخ)، مع إدراج بيانات الوسيط والمحصل والمحول للبنك وأي مرفقات أخرى.

• يسمح النظام بتحويل ملكية العقار إلى مالك أخر. تتم عملية التحويل من خلال مستند مستقل خاص بذلك لدعم تحويل الملكية أكثر من مرة وإمكانية إدراج ذلك بالتقارير.

• سندات خاصة بمصاريف الصيانة على مستوى كل وحدة

• طلبات صرف للمالك أو للبنك مع إمكانية تجميع أكثر من مستند تحصيل حسب الحاجة لصرفها دفعة واحدة.

يدعم إكسيد تعريفاً مفصلاً لعملية الايجار بالاضافة لمتابعة الايجارات المستحقة بصفة دورية ، فمن خلال سند الايجار يتم تحديد البيانات التالية:

• أطراف التعاقد المختلفة وهي المالك والمشتري ومندوب البيع وغير ذلك.

• مدة الايجار المطلوبة مع تحديد تاريخي البداية والنهاية ونوعية الايجار كأن يكون شهري أو سنوي أو…،الخ، بالإضافة لبيان تفصيلي للغرض من ايجار الوحدة.

• بيانات العقد المالية كقيمة العقد والزيادة السنوية ومصاريف الصيانة والمياه ونسبة التأمين والسعي وغير ذلك.

• امكانية تعريف الوحدات المؤجرة متضمنة بيانات مالك الوحدة ورقم العداد وبيانات اخرى يحددها العميل حسب الحاجة

• التخفيضات الخاصة بكل سنة من سنوات الإيجار بحسب الاتفاق بين طرفي التعاقد.

• من خلال المعلومات المسبقة، يمكن للمستخدم ومن خلال كبسة واحدة بسند العقد سرد جميع الايجارات المستحقة بتفاصيل المستند متضمنة قيمة الايجار وتاريخ الاستحقاق وغير ذلك. بالاضافة لذلك يسمح النظام ومن خلال كبسة أخرى بالمستند بإنشاء سندات التحصيلات الخاصة بالمستأجر ليقوم النظام بإدراج القيمة المدفوعة والمتبقية وغير ذلك.

يسمح النظام بإلغاء التعاقد في أي وقت من خلال مستند خاص بذلك بحيث تنتهي علاقة المالك بالمستأجر مع تصفية مصاريف التأمين وتوضيح سبب الالغاء مع إمكانية إرفاق أي مستندات لتوثيق إنهاء التعاقد.

يدعم إكسيد نظام السعي المعمول به ببعض الدول وهو تعريف طرف ثالث بين المالك والمشتري\المستأجر والذي يقوم بمتابعة المنتفع من العقار كتحصيل الدفعات أو الايجارات بالإضافة لأسعار الخدمات ومصاريف الصيانة من المشتري\المستأجر. يسمح النظام بأن تكون قيمة السعي نسبة محددة أو قيمة ثابتة، كذلك الحال، يتم تحديد نسبة الخدمات كأن تكون 2% من قيمة الإيجار السنوي أو بقيمة ثابتة كأن تكون 400 ريال للمياه لكل عين مؤجرة مثلاً وغير ذلك.

من خلال نظام إكسيد يمكن متابعة استثمار العقار سواءاً بمتابعة الايجارات أو دفعات البيع تفصيلياً ومن أمثلة ذلك

• يدعم النظام أسلوب التنبيهات سواء بقرب موعد السداد أو تحصيلات البنك أو انتهاء مدة الإيجار أو ميعاد الحجز وغير ذلك من الاحداث التي تهم كل من المالك أو المنتفع. يسمح النظام بأساليب متعددة للتنبيه كإشعارات تظهر بواجهة الاستخدام أو رسائل عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة SMS.

• إصدار سندات التحصيل الدورية سواءاً الخاصة بالمالك أو السعي أو الخدمات وذلك طبقاً لما تم تعريفه بالعقد بين المالك والمنتفع، وبحيث يكون كل نوع من سندات التحصيل مرتبط بدفتر محدد وبأسلوب ترقيم مختلف.

• إصدار السندات الخاصة بالبنك وربطها بالتحصيلات اليومية من السعي.

• يدعم النظام تقارير التحصيلات وموقف السداد الخاص بكل منتفع والعقارات المتاحة وموقف كل عقار من الحجز أو قابلية البيع وغير ذلك حسب رغبة المستخدم بحيث يمكن الوصول لمعلومات لحظية بحسب الحاجة.

تترابط سجلات النظام المختلفة بحيث تصنع بيئة تفاعلية مع المستخدم ومن أمثلة ذلك:

• إمكانية الربط بين المالك والمشتري والمحصل.

• إمكانية الربط بين العقارات المختلفة بحيث لا يمكن بيع بلوك مثلاً بينما توجد قطعة قد تم بيعها مسبقاً.

• يقوم النظام بإظهار المالك مباشرة عند إدراج القطعة

• ربط المالك بالمباني والمستأجر

• يقوم النظام بإعادة صلاحية بيع العقار بمجرد رد العربون

يوفر النظام على المستخدم الكثير من الوقت والجهد في إصدار السندات وتتبع دورة البيع والايجار ومن أمثلة ذلك:

• الاطلاع من خلال نافذة التفاصيل الخاصة بالعقارات على المكونات الخاصة بكل عقار طبقاً للتوصيف الشجري كالاطلاع على كافة الوحدات داخل كل مبنى، وكافة البلوكات داخل كل مربع وسندات تحويل الملكية بالأراضي.الخ.

• يمكن إنشاء سندات الحجز وسندات البيع من داخل سجلات الاراضي.

• إنشاء الوحدات من داخل المباني، والمباني من داخل البلوكات، والبلوكات من داخل المربعات وهكذا

• إنشاء سندات التأجير من داخل الوحدات.

• تجميع سندات الصرف الخاصة بالمالك أو بالبنك بطلب صرف واحد ليتم صرفها دفعة واحدة.

• إنشاء مستند الحجز بناءاً على طلب حجز، وإنشاء سند البيع أو التحصيل بناءاً على الحجز.

• إنشاء الاقساط وسندات التحصيل آلياً من خلال عقد البيع

• إنشاء الإيجارات وتحصيل الايجارات آلياً بناءاً على عقد الإيجار

التقارير النظامية

• تفاصيل عقود الايجار

• مبالغ الايجارات المحصلة

• مبالغ الايجارات المستحقة

• حالة الوحدات

• بيانات المباني ونسب التحصيل

• بيان المباني ونسب الإشغال

يوفر نظام إكسيد كماً ضخماً من الملفات لتسجيل كافة البيانات التي تتطلبها عملية الصيانة سواء تلك البيانات المتعلقة بالمنتج نفسه كالماركة والموديل والارقام المسلسلة كرقم الشاسيه ورقم الموتور أو المتعلقة ببيانات تحميل الصيانة كبيانات الضمان والتأمين أو المتعلقة بالعميل.

يمكن إدخال كافة البيانات الخاصة بمراكز الخدمة حيث يمكن تعريف أي عدد من ورش العمل متضمنة بيانات الاستقبال وموارد التشغيل سواء فنيين أو معدات وساعات العمل الخاصة بكل ورشة وغير ذلك.

يسمح أيضاً النظام بتسجيل عدد لا نهائي من موارد التشغيل سواءاً البشرية أو الالية مع إمكانية ربطها بنظامي الموارد اليشرية والأصول الثابتة وتحديد التكلفة الخاصة بكل منها.

يدعم النظام تعريف شاشة مراقبة لكل ورشة بحيث يمكن الاطلاع على معلومات لحظية عن موقف كل ورشة من الطاقة الانتاجية المستنفذة منها في الوقت الحالي ومدى إمكانية تحميل أوامر صيانة أخرى أو تحديد الوقت اللازم لإدخال أمر صيانة جديد. يفيد هذا الاسلوب في مساعدة المنشأة على التخطيط لأوامر الصيانة واتخاذ القرار السليم بشأن قبول طلبات الحجز وتحديد التوقيت السليم لاستلام المنتج من العميل ومدة الصيانة المطلوبة ومن ثم تحديد الميعاد السليم للتسليم للعميل.

يدعم النظام كافة الاجراءات المتعارف عليها قبل استلام المنتج من العميل فيمكن عمل مقايسة وذلك لتحديد خدمات الصيانة المطلوبة والسعر المطلوب من العميل وتحديد نسب تحميل سعر الخدمة على كل من شركة التأمين والضمان والعميل كما يدعم النظام اسلوب تعديل المقايسة من خلال مستند خاص بذلك، وذلك لادخال التعديلات المطلوبة من شركة التأمين والضمان من جهة، وإعطاء بيانات مفصلة عن دورة المقايسة حتى الوصول للاتفاق النهائي مع العميل من خلال التقارير من جهة أخرى.

من خلال سندات الفحص والاستلام يتم تسجيل العيوب الموجودة وعمليات الصيانة المطلوبة. تسهيلاً على المستخدم، يدعم النظام تعريف نقاط فحص لتحديد مواصفات المنتج المستلم بما فيها المحتويات مثل متعلقات العميل داخل السيارة مثلاً، كما يمكن تعريف قوالب فحص والتي تتضمن مجموعة من نقاط الفحص ليتم استدعائها مباشرة بسندات الفحص.

قبل استلام المنتج يدعم النظام إصدار طلبات حجز للعميل، وذلك لتوصيف عملية الصيانة المطلوبة مع تحديد تاريخي الاستلام والتسليم.

من خلال نظام إكسيد، يمكن اتباع كافة الطرق الخاصة بتحميل سعر الصيانة، حيث تكون بعض المنتجات في فترة ضمان بينما البعض الاخر يخضع لنظام تأميني، ولذلك يوفر إكسيد تحميل سعر الصيانة على أكثر من جهة كجهة التأمين، الضمان، والعميل مع مرونة كاملة في تحديد النسب الخاصة بكل جهة، كما يمكن تحميل جزء من سعر الخدمة على مركز الصيانة نفسه كنوع من التخفيض أو لإحداث نوع من الإرضاء للعميل أو لأي سبب أخر. من ناحية أخرى فإن إكسيد يدعم إصدار فواتير التأمين والضمان والعميل من خلال أمر الصيانة نفسه بحيث لا يضطر الموظف للخروج من نظام مراكز الخدمة لإصار فواتير أو قيود من أي من أنظمة إكسيد الأخرى.

بالإضافة لما سبق فإن النظام يسمح بطريقتين لتحميل سعر الصيانة فإما أن يتم حساب سعر الصيانة من حاصل مجموع أسعار الخدمات المدرجة بها، أو يتم تحميل السعر يدوياً بحيث يكون سعر الصيانة الاجمالية أقل من مجموع أسعار الخدمات كما هو متعارف عليه.

يسمح النظام بتنفيذ عدة أوامر صيانة دفعة واحدة بحسب الطاقة الاستيعابية للورش كما يمكن ضبط الخدمات المدرجة بأمر الصيانة بحيث يتم صرف قطع الغيار والمواد الخام آلياً.

يتم تنفيذ كل مهمة من مهمات الصيانة بسند التنفيذ لتحميل أوقات تشغيل كل فني على أمر الصيانة، كما يمكن التعرف على حالة كل مهمة من مهمات الصيانة لحظياً كأن تكون المهمة “لم تبدأ بعد”، “منتهية”، معلقة”، “ملغية”، أو…الخ.

قد تتعطل عملية الصيانة في أي وقت نتيجة لعدم توفر قطع الغيار أو لعدم دفع العميل أحد الدفعات المستحقة أو لأي سبب. لذلك يسمح النظام بإيقاف الخدمات الخاصة بأي من أوامر الصيانة قيد التنفيذ والتي يمكن استئنافها فيما بعد من خلال سندات استكمال الخدمة. يسمح النظام أيضاً بمتابعة كافة زيارات العميل للورشة مع دعم ملف كامل لتعريف أنواع الزيارات لأغراض المتابعة والتقارير.

يقوم النظام آلياً بتجميع كافة التكاليف المستنفذة على أمر الصيانة بمجرد إغلاق أمر الصيانة ليقوم النظام بحساب إجمالي التكلفة المحملة على كل من العميل، أو الضمان، أو التأمين، أو مركز الخدمة وذلك بصورة إجمالية على أمر الصيانة وعلى مستوى كل خدمة من خدمات الصيانة.

• قائمة بأوامر الصيانة خلال فترة (حسب العميل، الحالة)
• المواد الخام المطلوبة لأمر صيانة محدد (لأوامر صيانة محددة)
• التكلفة الفعلية لأوامر الصيانة تبعاً لسندات التنفيذ خلال فترة محددة
• قائمة بطلبات الخدمة المطلوبة طبقاً لتاريخ الحجز
• قائمة بأوامر الصيانة الموقوفة مع بيان السبب خلال فترة محددة
• قائمة بالطاقة الاستيعابية ونسبة التشغيل الحالية لمركز خدمة أو لعدة مراكز خدمة
• نسبة الحضور الخاصة بعمال الصيانة خلال فترة محددة (تبعاً للموظف، مركز الخدمة)
• قائمة بقطع الغيار الغير متوفرة
• نسبة انحراف قطع الغيار الموجودة عن المطلوب فعلاً بأوامر الصيانة

عادة ما يقوم قسم التسويق في البداية بالقيام بحملات تسويقية للحصول من خلالها على قائمة بالعملاء المستهدفين والمحتملين ليقوم بعد ذلك قسم المبيعات بتحويلهم إلى عملاء فعليين. بعد ذلك تقوم المنشأة بتوصيل البضاعة\الخدمة للعميل وإصدار الفواتير ومتابعة التحصيل. في النهاية يقوم قسم الدعم الفني بتدريب العملاء إذا لزم الامر والرد على استفساراتهم وحل مشاكلهم.
يوفر إكسيد نظاماً شاملاً لدعم جميع مراحل التعامل مع العملاء، ففي ثوان معدودة يمكن الاطلاع على جميع البيانات المتعلقة بكل عميل ومعرفة مدى رضائه عن الخدمة وعدد مرات الشكاوي وكيف تم الرد عليها بحيث يكون نظام خدمة العملاء مرآة حقيقية لصاحب القرار للاطلاع على كافة التفاصيل المتعلقة بالعملاء وعمليات البيع بجميع مراحلها.

كل معلومة تتعلق بعمليات التسويق أو البيع ستجد لها مكاناً بنظام إكسيد فأي حملة تسويقية أو استفسار من أي شخص أو مكالمة ارتجالية أو….الخ، يمكن تسجيلها كخيط بيع يمكن أن يتحول إلى فرصة بيع عند توقع اهتمام العميل بأي من منتجات المنشأة والتي يمكن تحويلها بعد ذلك إلى عرض بيع ليتحول بعد ذلك إلى فاتورة مبيعات حقيقية. يوفر النظام لكل مرحلة من هذه المراحل ملفاً كاملاً يحتوي كافة بيانات العميل متضمنة معلومات الاتصال والوسطاء والمنتجات التي قد يهتم بها العميل وغير ذلك.

يدعم النظام عقود الخدمة والصيانة الخاصة بالعملاء مع إدخال بيانات شاملة متضمنة قيمة العقد وشروطه والمدة الزمنية والعميل مع إمكانية إرفاق أي مستندات تتعلق بالعقد أو بالضمان وغير ذلك، من خلال عقد الخدمة أيضاً يتم إدراج الاصناف\الخدمات المندرجة بالعقد مع إدخال بيانات الضمان الخاصة بكل صنف حيث يوفر النظام ملفاً أخر خاص بالضمان بالإضافة لتحديد نسبة كل من الوكيل والوسيط، حيث يوفر النظام أيضاً ملفات خاصة بتعريف الوكلاء والوسطاء.
من ناحية أخرى يسمح النظام بإضافة أي عدد من العقود الإضافية لهذا العقد مع تسجيل التفاصيل الخاصة بكل عقد.

يدعم النظام جميع خدمات ما بعد البيع والمتمثلة في طلبات الدعم الفني والشكاوى والاقتراحات وطلبات التطوير حيث يوفر النظام مستند خاص بكل من هذه النقاط كما يمكن متابعتها لحظياً ومراقبة المهام المتعلقة بها من خلال مستندات الزيارات والاتصالات والتنفيذات الخاصة بطلبات الدعم الفني

يدعم النظام تحديد سيناريوهات لخطط التسويق والدعم الفني بكل فترات السنة ليقوم النظام بمقارنتها بما تم فعلياً وتحديد مدى الانحراف بينهما للوقوف على نجاح أو فشل المنشأة في تحقيق أهدافها التسويقية أو تلك التي تتعلق بالدعم الفني.
يدعم النظام تعريف خطط شهرية لأهداف التشغيل الخاصة بموظفي التسويق والدعم الفني بحيث يتم مقارنتها بنشاطات الموظفين الفعلية مع الاطلاع لحظياً على الانحرافات المختلفة والوقوف على مدى الالتزام بالأهداف المنوطة بهم. على سبيل المثال يمكن تحديد خطة لأحد موظفي التسويق بإجراء عدد معين من الاتصالات الهاتفية لعرض منتجات الشركة أو عدد محدد من الزيارات أو تنفيذ طلبات الدعم الفني ليقوم النظام آلياً بمقارنتها بما تم فعلياً ومن ثم تقييم عمل الموظف تقييماً عادلاً يسمح لمتخذ القرار بالتصرف على أساسه.

يتكيف نظام إكسيد مع امكانيات المنشأة بحيث تتواصل مع العملاء بقدر استطاعتها فيمكن ضبط النظام بحيث يقوم بإخبار العملاء بالأصناف أو الخدمات الجديدة التي توفرها المنشأة أو حلول للمشاكل الموجودة أو غير ذلك عن طريق البريد الالكتروني أو الرسائل القصيرة SMS تبعاً لإمكانيات المنشأة.

التعامل مع العملاء قبل أو بعد البيع يعني الطريق للحصول على المال ومن ثم تعظيم موارد المنشأة. واختيار الموظف المناسب في أي من التعاملات المختلفة نقطة في غاية الاهمية. يوفر النظام عدة ملفات تنظيمية لهذا الغرض فيوجد ملف خاص بأنواع الشكاوى وملف أخر لمصادر الشكوى وثالث لأنواع الحملات التسويقية. عند التعامل مع هذه البيئة التنظيمية مع الاخذ في الاعتبار نظام الصلاحيات العملاق الذي يتمتع به إكسيد يمكن توزيع المهام الخاصة بكل موظف بحسب درجة الخبرة المتوفرة لديه والثقة التي تمنحها له المنشأة بحيث تتم الخدمة أو الحملة التسويقية بطريقة احترافية.
علاوة على ما سبق، يدعم النظام إصدار مشاريع كاملة متضمنة المهام والاتصالات والزيارات المتعلقة بخدمات الدعم والتجهيز والتدريب مع ربط هذه الاجراءات بموظفين محددين بحيث تكون جميع هذه الاجراءات مرتبطة بتاريخ ووقت له بداية ونهاية فضلاً عن تاريخي البداية والنهاية للمشروع ككل، الأمر الذي يساعد على قياس الكفاءة الانتاجية لموظفي الدعم والوقوف على نقاط الضعف الخاصة بكل منهم.

تترابط أدوات النظام بشكل متسلسل بحيث يمكن تنفيذ اجراءات الدعم المختلفة والانتقال من مرحلة لأخرى بشكل مرن، فيمكن مثلاً انشاء مستندي الاتصال والزيارة من خلال عقد الخدمة كما يمكن متابعة طلبات الدعم والتنفيذات أيضاً من خلال عقد الخدمة، وتحويل الشكوى إلى طلب دعم أو تصعيدها من خلال نافذة الشكاوي، كما يمكن تحويل طلب الدعم إلى سؤال شائع حيث يوفر النظام ملفاً خاصاً بالأسئلة الشائعة، وهكذا فإن جميع اجراءات الدعم والتسويق يمكن تنفيذها من خلال النوافذ المؤدية إليها، الأمر الذي يجعل من النظام بيئة مريحة لتسجيل بيانات الدعم والتسويق.

في ظل التنافس المحموم بين الشركات المختلفة وتقارب الاسعار والاغراءات التي يمنحها المنافسون لم يعد العميل مضطراً للتعامل مع المنشأة بصورة دائمة حتى مع الخدمات الجيدة التي توفرها، فالشركات الناضجة أصبحت الان تستبق الاحداث بحيث تحافظ على ولاء العميل ورضائه التام. من خلال نظام الاستبيان الذي يدعمه إكسيد، يمكن التواصل مع العملاء بصورة دورية لاستبيان درجة رضائه عن المنتج أو الخدمة ومعرفة العيوب الموجودة والمميزات المطلوبة والاطلاع على ما يقدمه المنافسون وغير ذلك، كما يمكن استخدام هذا الاستبيان أيضاً مع الجمهور العادي للاطلاع على تغيرات السوق وتقلباته. يوفر النظام ملفاً شاملاً لتسجيل عدد لا نهائي من الاسئلة سواءاً المتعلقة بالتسويق أو بالدعم أو غير ذلك، كما يمكن من خلال ملف القوالب دمج مجموعة من الاسئلة الخاصة باستبيان محدد في قالب واحد وذلك لاستدعائها دفعة واحدة بنافذة الاستبيان، كما يسمح النظام بربط هذا الاستبيان بأي من سجلات النظام الموجودة كعميل أو مورد أو صنف أو فاتورة أو غير ذلك

• الحملات التسويقية المنفذة خلال فترة محددة
• تكلفة الحملات التسويقية المنفذة خلال فترة (المتوقع والفعلي)
• بيان بفرص البيع خلال فترة لمندوب أو أكثر
• بيان بخيوط البيع خلال فترة لمندوب أو أكثر
• المبيعات المتوقعة خلال فترة محددة بناءاً على خيوط البيع وفرص البيع
• بيان بالعملاء الجدد باليوم
• طلبات الدعم الفني (الحالة، العميل، المنتج، الأهمية)
• طلبات التطوير (حسب نوع الطلب، الحالة، العميل، المنتج، الأهمية، الوزن النسبي)
• عقود الضمان (السارية، المنتهية، على وشك الانتهاء)
• قائمة بالشكاوي والمقترحات خلال فترة (حسب العميل، المنتج، النوع)
• عقود الخدمة المنفذة خلال فترة (حسب العميل، نوع العقد)

يتيح نظام إكسيد هيكل تنظيمي دقيق لتوصيف الحالة المكانية لأي من مستندات النظام، حيث يمكن تقسيم أماكن المستندات إلى أرشيفات مقسمة بدورها إلى مواقع فرعية تحتوي مجلدات. هذه المجلدات هي حاويات تنظيمية للمستندات يمكن تصنيفها حسب الموظف، العميل، المورد..الخ.

يتيح نظام إكسيد للمستخدم نقل المستند من أرشيف أو مجلد لأخر، كما يدعم موافقة المدير المياشر لنقل المستند أو اخراجه او حتى التخلص منه تبعاً لطبيعة العمل.

نظام إكسيد لإدارة المستندات يعطي إدارة المستندات القدرة على تتبع أي مستند تم إدخاله بالمنشأة مع توصيف تاريخي لجميع حركات هذا المستند بداية من إدخاله وحتى إخراجه أو التخلص منه مروراً بإعارته لموظف أو عميل أو أي منشأة حكومية أو اعتبارية.

من خلال أي من محددات البحث مثل التاريخ، مالك المستند، موضوع المستند، أو رقم المجلد، يمكن التعرف على وصف تفصيلي لموقف أي من مستندات المنشأة كالمستندات التي تم اخراجها للموظفين أو للعملاء وحان وقت استلامها، او المستندات الموجودة بالمنشأة وحان وقت تسليمها أو تجديدها.

• قائمة بالمستندات الخاصة بالمنشأة حسب الحالة

• قائمة بالمستندات المرتبطة بموضوع محدد

• قائمة بالمستندات حسب المالك

• حركة المستندات خلال فترة (حسب الموظف، العميل، المورد، جهة ذات صلة)