عندما يتصل عميل، نادراً ما تكون الصورة كاملة لدى من يرد عليه. فآخر عرض سعر موجود في بريد أحد المندوبين، وملاحظات الزيارة في دفتر، والمتابعة التي لم تحدث ليست في تقويم أحد. وتعاني الوحدات الإيجارية من المشكلة نفسها: العقد في ملف، وطلبات الصيانة في ملف آخر، وتقرير المعاينة حيث تركه المعاين. كل معلومة مسجلة في مكان ما، لكنها ليست في مكان واحد ولا بترتيب واضح.
ثمن التاريخ المبعثر
- يسأل المندوب الجديد العميل أسئلة أجاب عنها من قبل، أو يرسل عرضاً سبق رفضه.
- يمر على عميل محتمل مهم ثلاثة أسابيع دون تواصل، ولا ينتبه أحد.
- قبل تجديد عقد الإيجار، يبحث مدير العقار في الملفات ليعرف إن كان المستأجر قد تأخر في الدفع أو أبلغ عن مشكلات.
- وعند حدوث خلاف، تتحدث الشركة من الذاكرة.
خط زمني في كل ملف
يحفظ إكسيد ERP التاريخ في الملف نفسه. فملف العميل المحتمل فيه صفحة "الإجراءات" التي تعرض المكالمات والمتابعات والزيارات والعروض والمهام بترتيب التاريخ، مع نوع كل مستند ورمزه وتواريخه. وتعرض الوحدة الإيجارية بالطريقة نفسها الحجوزات وعقود الإيجار والبيع والتحصيلات والتسليمات والصيانة والغرامات والمعاينات.
ولا يحتاج أحد إلى تحديث هذه القائمة يدوياً، فالمستند يظهر على الخط الزمني لأنه مرتبط بالعميل أو بالوحدة، وتُضاف إليه أيضاً المستندات التي أُنشئت قبل ظهور هذه الخاصية.
أين يصنع الفرق
يعرف المندوب الذي يستلم عميلاً من زميله ما دار من حديث وما قُدّم من عروض قبل أن يتصل. ويعرف مدير المبيعات موعد آخر تواصل مع العميل دون أن يطلب تقريراً من أحد. ويراجع مدير العقار تاريخ الوحدة قبل التجديد أو البيع، ويقدّم للمالك صورة واضحة عن كل فترة إيجار.
كيف تبدأ
إذا كنت تستخدم وحدة إدارة علاقات العملاء أو وحدة العقارات في إكسيد ERP، فستجد صفحة "الإجراءات" في ملفات العملاء المحتملين والوحدات الإيجارية بعد التحديث. وإذا كان تاريخ عملائك لا يزال في جداول Excel والبريد الإلكتروني، اطلب عرضاً تجريبياً لنريك الطريقة بأمثلة من عملك، أو تعرّف على برنامج إكسيد ERP للشركات في الكويت.