تُدفع كثير من أكبر تكاليف الشركة قبل الاستفادة منها. فإيجار المكتب أو المستودع المدفوع لسنة مقدماً، ووثائق التأمين، واشتراكات البرامج السنوية، وعقود الصيانة، كلها تخرج من الحساب البنكي دفعة واحدة، لكنها تخص عدة أشهر من العمل.
إذا سُجّل المبلغ كاملاً كمصروف في يوم دفعه، بدا ذلك الشهر أسوأ بكثير من حقيقته، وبدت الأشهر التالية أفضل من حقيقتها. ودقة النتائج الشهرية تعتمد على توزيع هذه التكاليف على الفترة التي تغطيها فعلاً.
لماذا لا تكفي جداول البيانات
تبدأ معظم الشركات بمتابعة المصروفات المدفوعة مقدماً في جدول بيانات، وينجح ذلك إلى أن يتوقف عن النجاح:
- يجب أن يتذكر أحدهم تسجيل الجزء الشهري كل شهر.
- العقود التي تبدأ أو تنتهي في منتصف الشهر تحتاج إلى حسابات يدوية.
- يصعب ربط الدفعات المقسطة بالعقد الخاص بها.
- عندما يغادر الموظف، تغادر معه معرفة طريقة عمل الجدول.
والنتيجة تسويات في نهاية الشهر، وتأخر في الإقفال، وأرقام لا تثق بها الإدارة بالكامل.
كيف يتعامل إكسيد ERP مع ذلك
في إكسيد ERP، يُسجَّل كل مصروف مدفوع مقدماً مرة واحدة كعقد، يحدد المبلغ، وتاريخ البداية والنهاية، ودورية الدفع. وبعد ذلك:
- يُسجَّل المبلغ كأصل عند حفظ العقد، ثم يُولِّد النظام قيد استحقاق لكل شهر ينقل نصيب ذلك الشهر إلى المصروف تلقائياً، فيتحمّل كل شهر حصته العادلة من التكلفة.
- تختار طريقة الاحتساب المناسبة لكل بند: مبلغ شهري ثابت للعقود التي تغطي أشهراً كاملة، أو تكلفة يومية مضروبة في عدد الأيام الفعلية للعقود التي تبدأ أو تنتهي في منتصف الشهر.
- تُجدوَل دفعات العقد وفق دوريته، شهرية أو ربع سنوية أو سنوية أو غيرها، وتُسجَّل كل دفعة على العقد الخاص بها.
- يُرحَّل كل شيء إلى دفتر الأستاذ العام بحسب أبعادك من شركة وفرع وإدارة، فتبقى التقارير والميزانية متسقة دون قيود يدوية.
ما الذي تكسبه
يصبح إقفال نهاية الشهر أسرع، لأنه لا يوجد ما يحتاج إلى إعادة بناء. ويعكس الربح الشهري الأداء الحقيقي، فتصبح الموازنات والمقارنات ذات معنى. ويستطيع المدققون تتبّع كل مبلغ حتى العقد الخاص به.
كيف تبدأ
ابدأ بحصر المدفوعات التي تدفعها شركتك مقدماً كل عام، فالإيجار والتأمين والعقود السنوية هي عادة الأكبر. ونقلها إلى إكسيد ERP خطوة صغيرة تحسّن دقة كل تقرير شهري.
لتعرف كيف تعمل أتمتة المحاسبة عبر الدورة كاملة، اقرأ كيف يساعد نظام ERP في أتمتة المحاسبة والرواتب، أو تعرّف على برنامج إكسيد ERP للشركات في الكويت.